Stornieren von Teilnehmerregistrierungen mit Stornogebühr und Rückerstattung eines Teilbetrags

Wir haben von einigen Teilnehmern, die bereits ihre Teilnahmegebühr gezahlt haben, die Anfrage erhalten, ihre Registrierung zu stornieren. In solchen Fällen erheben wir eine Stornogebühr.

Wie können wir die Registrierung stornieren, die Zahlung im ConfTool-System löschen, und die Stornogebühr vermerken?

(Dieser Foreneintrag ist auch als englische Version verfügbar.)

Das Vorgehen bei der Stornierung einer Registrierung mit bereits erfolgter Zahlung besteht aus zwei Schritten:

Erstens aus der Stornierung der Zahlung, das heißt einer Erstattung des entsprechenden Teilbetrages an den Teilnehmer. Normalerweise sollte man dieselbe Zahlungsmethode verwenden, die für die Zahlung der Teilnahmegebühren verwendet wurde, beispielsweise per Überweisung oder das Kreditkarten-Gateway, um den entsprechenden Betrag zurückzuzahlen.

Hier finden Sie mehr Informationen zur Erstattung von Zahlungen über Online-Zahlungssysteme:
Reimbursing payments via PayPal, Stripe and other online credit card payment gateways.

Da die meisten Zahlungsmethoden nicht direkt mit ConfTool verbunden sind und daher keine automatischen Nachrichten über Rückzahlungen oder Erstattungen schicken, ist es notwendig, dass Sie diese Aktionen im ConfTool nachbilden (Ausnahme: PayPal und Ingenico Gateways).

Dazu gehen Sie bitte auf die Liste aller Teilnehmer:
Übersicht => Benutzer- und Teilnehmerverwaltung => Liste aller Teilnehmer
(Overview => User and Participant Management => List of All Registrations for Participation)

Suchen Sie nach dem entsprechenden Teilnehmer und klicken Sie auf "Zahlungen verwalten" in der rechten Spalte.

Wählen Sie die Zahlung aus, die Sie erstatten wollen und klicken Sie auf "Zahlung rückerstatten oder löschen" (siehe Abbildung 1). Auf der nächsten Seite gehen Sie bitte zum Abschnit "Eine Rückerstattung / Stornierung für die ausgewählte Zahlung erstellen" (Sie wollen die Zahlung NICHT komplett löschen!). Im Feld "* Erstatteter Betrag" tragen Sie den Betrag ein, der zu erstatten ist und - falls zutreffend - ziehen Sie von diesem Betrag etwaige Stornokosten ab, d.h. tragen Sie in diesem Fall einen Betrag ein, der kleiner ist, als der vom Teilnehmer ursprünglich gezahlte. Klicken Sie dann auf "Zahlung rückerstatten", um die Transaktion im ConfTool zu bestätigen (siehe Abbildung 2).

Mehr Informationen zum Löschen und Stornieren von Zahlungen finden Sie hier:
Changing payment status / cancelation of payments

Zweitens müssen Sie die Registrierung zur Teilnahme stornieren (bisher haben wir nur die Zahlungen bearbeitet). Dazu gehen Sie bitte wieder zur Liste aller Teilnehmer:
Übersicht => Benutzer- und Teilnehmerverwaltung => Liste aller Teilnehmer
(Overview => User and Participant Management => List of All Registrations for Participation)
In der rechten Spalte "Aktion" klicken Sie bitte auf "Abmelden". Wählen Sie dabei bitte den Stornierungs-Status "Storniere Teilnehmerregistrierung mit Stornogebühren" (siehe Abbildung 3)

Auf der folgenden Seite haben Sie die Möglichkeiten:

• die Stornogebühr prozentual im "Rabatt"-Feld einzutragen (Beispiel: falls der Teilnehmer 20% der Teilnahmegebühr als Stornogebühr bezahlen soll, trägt man einen Rabatt von 80% ein),
• und/oder einen zusätzlichen positiven oder negativen Betrag als Stornogebühr im Feld "Extra-Gebühr oder Gutschrift" einzutragen,
• oder für den Fall, dass nur ein Festpreis als Bearbeitungsgebühr erhoben werden soll, bitte gleichzeitig einen Abschlag von 100% im "Rabatt"-Feld und den Fixbetrag der Stornogebühr im Feld "Extra-Gebühr oder Gutschrift" einzutragen (siehe Abbildung 4).

Schließen Sie Ihre Aktion ab, in dem Sie auf einen der "Teilnehmer abmelden …"-Knöpfe klicken.

Weitere Informationen zum Thema finden Sie
im Forumseintrag Stornieren oder Löschen von Teilnehmerregistrierungen.

Die aktualisierte Rechnung wird im Benutzerkonto des betreffenden Benutzers erscheinen und ist mit dem Vermerk “Rechnung für eine stornierte Anmeldung zur Teilnahme” versehen. Eventuell noch fällige Beträge werden dem Benutzer in seinem Konto angezeigt.

Um in der Übersichtsliste alle stornierten Anmeldungen mit den Zahlungen angezeigt zu bekommen, stellen Sie bitte den Filter "Stornierte Registrierungen" so ein, dass auch oder nur stornierte Anmeldungen angezeigt werden (siehe Abbildung 5).