Vortragende ohne Teilnahmeregistrierung identifizieren und für sie ein Benutzerkonto erstellen / zur Teilnahme einladen

Wir nutzen ConfTool Pro sowohl für die Beitragseinreichung und -begutachtung als auch für die Teilnehmeranmeldung und -verwaltung.
Wir möchten, dass alle Vortragenden (Presenters), die einen angenommenen Beitrag auf unserer Veranstaltung präsentieren werden, auch als Teilnehmer registriert sind.

Wie können wir Vortragende, die (noch) nicht über ein eigenes Benutzerkonto verfügen, identifizieren?

Wie können wir diesem Personenkreis anschließend eine E-Mail-Einladung zusenden mit der Bitte, sich offiziell für unsere Veranstaltung als Teilnehmer zu registrieren?

(Dieser Foreneintrag ist auch als englische Version verfügbar.)

ConfTool Pro bietet eine spezielle Funktion an, mit der Sie automatisch neue Benutzerkonten für Autoren, Mitautoren, Präsentatoren, Symposiumsvorsitzende und Diskutanten/ Podiumsdiskutanten erstellen können, die zwar in der Liste der angenommenen Beiträge aufgeführt sind, aber noch nicht über ein eigenes Benutzerkonto verfügen.

Diese Personen wurden vom einreichenden Autor eines Beitrags angegeben, haben sich selbst aber noch nicht als Benutzer registriert und kommen daher in der Benutzerliste nicht vor und sind somit schwer zu identifizieren.

Um automatisch neue Benutzerkonten für diesen Personenkreis zu erstellen, gehen Sie bitte auf:
Übersicht => Benutzer- und Teilnehmerverwaltung => "Erstelle Benutzerkonten auf Basis der Autorenliste".

Wählen Sie nun sie die für Sie passenden Optionen aus und beginnen Sie mit dem Identifizierungsprozess (siehe Bild 1).

ConfTool Pro nutzt die bei der Beitragseinreichung angegebenen E-Mail-Adressen, um abzugleichen, ob für die jeweilige Person bereits ein passendes Benutzerkonto existiert. Ein weiterer Suchlauf findet nach Vor- und Zunamen sowie nach Organisationszugehörigkeit statt.

Während dieses Suchprozesses wird eine Liste aller betroffenen Personen generiert. In dieser Liste können sie nun wie folgt vorgehen (siehe Bild 2):

• Blaue Markierung : Im System gibt es bereits einen Benutzer mit derselben E-Mail-Adresse, aber die Schreibweise des Names oder der Organisation weichen ab.
  • Bitte überprüfen Sie den Namen in der Einreichung / den Einreichungen um sicherzustellen, dass der Name der Benutzerin und der Name in der Einreichung übereinstimmen. Namen, die nicht übereinstimmen, erscheinen in roter Schrift und werden mit gelbem Hintergrund hervorgehoben.
• Gelbe Markierung : Im System gibt es bereits eine Benutzerin mit demselben oder einem ähnlichen Namen, aber die E-Mail-Adressen in den Einreichungen stimmen nicht überein (abweichende Werte erscheinen in roter Schrift):
  • Sie können die E-Mail-Adresse der Person ohne Konto als sekundäre E-Mail-Adresse im Konto eines registrierten Benutzers hinzufügen.
  • Sie können die E-Mail-Adresse in der Einreichung durch die Adresse eines vorhandenen BenutzerInnenkontos ersetzen, von der Sie annehmen, dass diese korrekt ist.
  • Sie können ein neues BenutzerInnenkonto erstellen.
• Olivgrüne Markierung : Es gibt kein übereinstimmendes BenutzerInnenkonto.
  • Sie können ein neues BenutzerInnenkonto für diese Autorin / diesen Autor erstellen.

Auf dem zweiten Teil dieser Seite können Sie wählen, ob Sie die betroffenen Personen über ihre neu erstellten Benutzerkonten informieren möchten. Sie können hierzu eine eigene Nachricht verfassen (z. B. eine Einladung, sich einzuloggen und sich als Teilnehmer zu registrieren) inklusive der Codes für Benutzername und Passwort, die dann automatisch während der Erstellung des neuen Benutzerkontos vom System generiert werden (siehe Bild 3).

Alternativ können Sie zu einem späteren Zeitpunkt die Serien-E-Mail-Funktion von ConfTool Pro nutzen, um diesen Personenkreis zu informieren:
Übersicht =>Serien-E-Mails => Sende E-Mails an eine Benutzergruppe
Nutzen Sie die Filterfunktionen, z.B. "Nach Anmeldedatum filtern", um den richtigen Empfängerkreis auszuwählen.

Weitere Informationen zum Versenden von Serien-E-Mails an spezielle Benutzergruppen finden Sie im Foreneintrag E-Mail-Erinnerungsschreiben an Autoren/Vortragende, die noch nicht als Teilnehmer registriert sind.