Begleitpersonen: Registrierung als separater Teilnehmer?

Wir sind verunsichert, wie wir bei der Teilnehmerregistrierung mit Begleitpersonen unserer Konferenzteilnehmer verfahren sollen. Sollen begleitende Familienangehörige (z.B. Ehepartner oder Kinder) als eigenständige Teilnehmer registriert werden oder ist es vorteilhafter, diese gemeinsam mit dem Hauptteilnehmer auf demselben Formular anzumelden?

(Dieser Foreneintrag ist auch als englische Version verfügbar.)

In den meisten Fällen empfehlen wir, Begleitpersonen nicht als eigenständige Teilnehmer zu registrieren. Das hätte zur Folge, dass Sie im ConfTool System eine eigene Teilnehmergruppe "Begleitpersonen" definieren müssten und sich jede einzelne Person als separater Benutzer registriert werden müsste, also jeder Teilnehmer und auch jede Begleitperson ein eigenes Benutzerkonto benötigt.

Wenn bei Ihrer Tagung die Teilnahme von Ehepartnern, Familienmitgliedern oder Freunden an Rahmenveranstaltungen möglich sein soll, so erstellen Sie für diesen Zweck am besten einzelne Veranstaltungen/Artikel (Formularelemente/Events/Items) und definieren Begleitpersonen somit als Bestandteil einer Hauptregistrierung. Auf diese Weise kann der eigentliche Teilnehmer die gesamte Registrierung für sich und seine Begleitperson(en) in einem Schritt durchführen.

Diese Vorgehensweise bietet mehrere Vorteile:

• Durch das Erstellen einer separaten Teilnehmergruppe für Begleitpersonen erhöht sich die Gesamtteilnehmerzahl Ihrer Veranstaltung und die Planung der geeigneten Tagungsräumlichkeiten für den akademischen Teil Ihrer Veranstaltung wird eventuell schwieriger zu überblicken. Wenn die Anmeldung von Begleitpersonen jedoch gekoppelt an die Anmeldung des "akademischen" Teilnehmers erfolgt, reflektiert die Teilnehmerzahl die Personen die zu ihrer eigentlichen Tagung kommen.
• Begleitpersonen haben i.d.R. keinen Zugang zum "akademischen" Teil der Konferenz, sondern sollen nur an Zusatzveranstaltungen teilnehmen können, wie Empfängen, Abendessen oder anderen Rahmenveranstaltungen. Wenn Sie also für die Begleitpersonen eigene Veranstaltungen/Artikel erstellen, erhöht sich die Übersichtlichkeit, was die einzelnen Unterveranstaltungen angeht und Sie können leichter zwischen Hauptteilnehmern und Begleitpersonen innerhalb der einzelnen Veranstaltungen unterscheiden.
• Jede Registrierung hat eine dazugehörige separate Rechnungsstellung zur Folge. Die gemeinsame Registrierung von Hauptteilnehmer und dazugehörigen Begleitperson(en) reduziert also die Anzahl an Rechnungen und Transaktionen, sowohl für Sie als auch für die Teilnehmer.

Die oben beschriebene Vorgehensweise hat jedoch auch einige Nachteile:

• Begleitpersonen haben kein eigenes Benutzerkonto (in dem die persönlichen Daten und die E-Mail-Anschrift aufgeführt werden), sie sind also nicht direkt kontaktierbar.
• Sie können die Namen der Begleitpersonen nur indirekt erfragen, indem Sie die Option "extra Eingabefeld" innerhalb des Formularelements (der Veranstaltung/dem Artikel) aktivieren und dazu nutzen, den Namen der Begleitperson abzufragen. Bitte beachten Sie hierzu auch folgenden Link: Wie man das "Zusätzliche Eingabefeld" von Veranstaltungen/Artikeln verwendet
• Teilnehmer erhalten keine separate Rechnung für ihre Begleitperson(en). Meistens ist dieses auch nicht notwendig oder gewollt, es kann aber passieren, dass ein Teilnehmer explizit eine separate Rechnung wünscht.

Bei einigen Veranstaltungen (wenn beispielsweise erfahrungsgemäß viele Hauptteilnehmer für ihre Begleitpersonen später separate Rechnungen verlangen) kann es vorteilhaft sein, für die Begleitpersonen sowohl extra Veranstaltungen/Artikel als auch eine extra Teilnehmergruppe zu definieren. Dies ist unserer Erfahrung nach nur eher selten notwendig.

Falls Sie sich entscheiden, für Begleitpersonen optional eine separate Teilnehmergruppe einzurichten, beachten Sie bitte auch den folgendem Forumseintrag: Die Auswahl von Veranstaltungen/Artikeln von anderen Elementen oder Teilnehmergruppen abhängig machen.
Hierin wird u. a. beschrieben, wie Sie Veranstaltungen/Auswahloptionen, die für einzelne Teilnehmergruppen (in unserem Fall die "Begleitperson(en)") nicht buchbar sein sollen, vor diesen Teilnehmergruppen verbergen können.