Topic: Der Unterschied zwischen Anmeldebestätigungen, Pro-Forma-Rechnungen und Rechnungen

Was genau ist der Unterschied zwischen "Anmeldebestätigungen", "Pro-Forma- Rechnungen" und normalen "Rechnungen"?

(Dieser Foreneintrag ist auch als englische Version verfügbar.)

Mit ConfTool Pro lassen sich unterschiedliche Arten von Dokumenten für Teilnehmer erstellen (siehe auch Bild 1):

Pro-Forma-Rechnung: Eine Pro-Forma-Rechnung (engl.: "Pro Forma Invoice") ist eine vorläufige Rechnung ohne Rechnungsnummer. Eine Pro-Forma-Rechnung wird automatisch vom ConfTool-System in eine "normale" Rechnung umgewandelt, nachdem ein Zahlungseingang vermerkt wurde oder die Anmeldung durch die Organisatoren manuell bestätigt wurde.
Die Option "Pro-Forma-Rechnungen" zu generieren ist standardmäßig nicht aktiviert. Wenn Sie sie benötigen, gehen Sie bitte auf:
Übersicht => Einstellungen => Stammdaten für die Teilnehmerregistrierung
und hier in der Sektion "Rechnungserstellung und Steuern" auf "Vorläufige/Pro-Forma-Rechnungen ausstellen?" (siehe Bild 2).
Rechnung: Eine "normale" Rechnung (auch "Faktura", engl. "Invoice" oder "Bill") - im ConfTool-System "Rechnung und Anmeldebestätigung" genannt - wird ausgestellt, wenn sich eine Person zur Teilnahme angemeldet hat, eine Gebühr für die Teilnehmeranmeldung berechnet wird und die Option "Vorläufige/Pro-Forma-Rechnungen" deaktiviert ist oder (für den Fall, dass Sie mit "Pro-Forma-Rechnungen" arbeiten) ein Zahlungseingang im System registriert wurde (siehe oben).
Rechnungen werden vom Verkäufer für den Käufer ausgestellt und sie führen die bereitgestellten Produkte/Dienstleistungen, die Anzahl und die vereinbarten Preise auf. Rechnungen sind in der Regel die wichtigsten Dokumente kommerzieller Transaktionen und werden vom Käufer benötigt, um den Zahlungsprozess bei seiner Organisation/Firma/Universität einzuleiten, Geschäftsausgaben von seiner Organisation zurückzufordern und/oder die Kosten steuerlich zu belegen (z.B. um die Kosten oder Vorsteuer in der Steuererklärung geltend zu machen). Siehe auch einen Wikipedia-Eintrag zum Thema Rechnung.
Anmeldebestätigung: Eine Anmeldebestätigung (engl. "Registration Confirmation") wird erstellt, wenn sich eine Person erfolgreich zur Teilnahme angemeldet hat. Sie ersetzt die "Rechnung und Anmeldebestätigung" für den Fall, dass der Teilnehmer keine Gebühren für die Anmeldung zu entrichten hat.
Zahlungsquittung/Zahlungsbestätigung: Eine Quittung ("Receipt") ist eine schriftliche Bestätigung, dass ein bestimmter Geldbetrag gezahlt wurde (hier: der Teilnehmer hat seine Teilnahmegebühren bezahlt). Die Zahlungsquittung wird erst nach dem Vermerk des Zahlungseinganges im ConfTool System generiert (siehe Bild 3).
Unter Übersicht => Einstellungen => Stammdaten für die Teilnehmerregistrierung
lassen sich Zahlungsquittungen auch für Teilnehmer zugänglich machen, sonst sind sie nur im Back-End für Organisatoren zugänglich.
Teilnahmebestätigung: Die Teilnahmebestätigung belegt die Teilnahme an der Veranstaltung (ggfs. mit Angabe zu geleisteten Vorträgen und der Mitwirkung als Gutachter). Dieses Dokument sollte erst nach Abschluss der Veranstaltung und auch nur für die Personen, die tatsächlich an dieser Veranstaltung teilgenommen haben, zur Verfügung stehen (siehe Bild 3).