Die Veranstaltung/Konferenz ist ausgebucht: Warteliste für potentielle Interessenten

Unsere Konferenz ist bereits komplett ausgebucht, wir mussten die Teilnahmeregistrierung schließen.

Gibt es in ConfTool Pro eine Möglichkeit, eine Warteliste für weitere Interessenten zu führen?

(Dieser Foreneintrag ist auch als englische Version verfügbar.)

Das System bietet keine explizite Möglichkeit zum Führen einer Warteliste, aber Sie können die Option "Registrierung für 'Interessenten' / 'potenzielle Teilnehmer'" hierfür einsetzen, falls sie nicht bereits für andere Zwecke in Benutzung ist.

1. Bitte gehen Sie auf:
Übersicht => Einstellungen => Phasen, Termine und Deadlines der Veranstaltung
... und deaktivieren Sie zunächst die beiden Module "Registrierung neuer ConfTool Benutzer" und weiter unten "Anmeldung zur Teilnahme an der Veranstaltung". Nun können sich Personen weder als neue Benutzer noch als Teilnehmer für Ihre Veranstaltung registrieren.

2. Gehen Sie jetzt bitte auf:
Übersicht => Einstellungen => Einstellungen für die Registrierung und Verwaltung von Benutzern => Registrierung für "Interessenten" / "potenzielle Teilnehmer"
Wählen Sie für die Option "Aktiviere Registrierung für Interessenten der Veranstaltung" die Einstellung "Ja und zeige einen Link zu dem Formular auf der Login Seite des Systems". Bitte deaktivieren Sie die Option "Anzeige des automatisch generierten Benutzernamens und Passwortes für die 'Interessenten'", wenn Sie den Interessenten keine Login-Details zusammen mit ihrer Bestätigungsmail zusenden möchten. Bitte denken Sie daran, eine Rücksprungadresse (URL) einzugeben, auf die die Benutzer zurückgeführt werden, nachdem sie ihre Registrierung als "potentieller Interessent" abgeschlossen haben (siehe Bild).

3. Passen Sie im nächsten Schritt die Texte und Formulierungen für die Warteliste Ihren Bedürfnissen an.

Gehen Sie bitte hierfür auf die Seite:
Übersicht => Einstellungen => Texte und Formulierungen

A)   Geben Sie im Suchfeld "REGISTER_PROSPECT" ein. Nun können Sie alle Texte und Formulierungen des Registrierungsformulars für Interessenten so ändern, dass eine Warteliste für Teilnehmer daraus wird. Den Link auf der Login-Seite ändern Sie über den Code: "REGISTERPROSPECT".

Zum Beispiel können Sie den Text: "Bitte tragen Sie sich hier ein, um über Neuigkeiten zur Veranstaltung "%1"' auf dem Laufenden gehalten zu werden. Ihre Daten werden vertraulich behandelt und nicht für andere Zwecke verwendet." wie folgt ändern: "Bitte geben Sie Ihre Daten hier ein, um sich in die Warteliste für die Veranstaltung "%1" einzutragen. Wir werden Sie kontaktieren, sobald ein Platz frei wird. Die Anmeldung auf der Warteliste erfolgt vorbehaltlich der Verfügbarkeit freier Plätze. Ihre Daten werden vertraulich behandelt und nicht für andere Zwecke verwendet." Ab jetzt beziehen sich Neuanmeldungen auf die Registrierung in einer Warteliste.

B)   Geben Sie nun in der Suchfunktion von Texte und Formulierungen "EMAIL_PROSPECT" ein, um die Text für die E-Mail-Anmeldebestätigung ebenfalls entsprechend abzuändern.

Bitte testen Sie Ihre Einstellungen, indem Sie einige Probeanmeldungen vornehmen.

Wenn Sie danach ausgewählten Personen/Benutzern die Möglichkeit geben wollen, sich als Teilnehmer anzumelden, gehen Sie bitte wie folgt vor.

Gehen Sie auf:
Übersicht => Einstellungen => Einstellungen für die Registrierung und Verwaltung von Benutzern => Grundlegende Einstellungen für die Benutzerregistrierung und -verwaltung
… und scrollen Sie abwärts bis zum Abschnitt "Benutzerrechte einstellen".
Aktivieren Sie ganz unten die Option "Aktiviere Benutzer-Status 'Freigabe zur Einreichung', 'Freigabe zur Teilnahmeanmeldung' und 'Teilnahmegebühren erlassen'".

Sie können nun den Benutzern den Status "Freigabe zur Teilnehmeranmeldung" zuweisen, wenn Sie deren Benutzerdaten bearbeiten.

Mit diesem Status ist die Möglichkeit verbunden, auch außerhalb der eigentlichen Registrierungsphase eine Anmeldung zur Teilnahme durchzuführen.
Sobald die Benutzer nun die Login-Daten von Ihnen erhalten haben, können sie sich ins System einloggen und ihre Registrierung durchführen.

Sie finden dazu hier weitere Informationen (auf Englisch):
Approve the registration for participation for specific users (after the official deadline)