Wie man die "Preiskategorien" richtig verwendet

Beim Konfigurieren des ConfTool-Moduls für die Teilnehmeranmeldung und -verwaltung unserer Veranstaltung sind wir auf die "Preiskategorien" gestoßen. Können Sie die Funktion dieser Option genauer erläutern und uns Tipps geben, wie man Kategorien bedarfsgerecht definiert?

(Dieser Foreneintrag ist auch als englische Version verfügbar).

Preiskategorien werden benötigt, um die Preise auf dem Registrierungsformular für Teilnehmer festzulegen. Jede buchbare Veranstaltung (bzw. Artikel oder Formularelement) muss einer Preiskategorie zugeordnet sein. Dieses Zusammenspiel zwischen Preiskategorien (als separate, den Preisen übergeordnete Ebene, die für die Teilnehmer auf dem Anmeldeformular nicht sichtbar sind) und den zugeordneten Preisen ist ein entscheidendes Merkmal für die Konfiguration der Teilnehmerregistrierung.

Preiskategorien bieten zwei Vorteile:

• Wenn Ihre Veranstaltung mehrere Veranstaltungen / Artikel (Formularelemente) anbietet, die denselben Preis haben, so brauchen Sie hierfür nur eine einzige Preiskategorie einzurichten und die dazugehörigen Preise auch nur einmal zu definieren.

• Preiskategorien erlauben eine Spezifikation, für welche Teilnehmergruppen und/oder Zeitrabatte die einzelnen vorhandenen Veranstaltungen/Artikel (Formularelemente) auf dem Registrierungsformular für Teilnehmer verfügbar sind.

Wir zeigen Ihnen anhand von praktischen Beispielen, wie das Konzept der Preiskategorien genau funktioniert.

Erstes Beispiel: Unterschiedliche Gebühren für verschiedene Teilnehmergruppen und Zeitrabatte bei einer Veranstaltung

Sie möchten für Ihre Konferenz eine Teilnehmergebühr pro Person berechnen, haben aber verschiedene Teilnehmergruppen (z.B. Studenten, Mitglieder und reguläre Teilnehmer) und mehrere Zeitrabatte (Frühbucherrabatt, Spätbucherrate, vor-Ort-Rate).

Gebührenbeispiel:
Student (für alle Zeitrabatte): 50
Mitglied, Frühbucherrate: 200
Mitglied, Spätbucherrate: 250
Mitglied, vor-Ort-Rate: 300
Regulärer Teilnehmer, Frühbucherrate: 350
Regulärer Teilnehmer, Spätbucherrate: 400
Regulärer Teilnehmer, vor-Ort-Rate: 500

Als erstes erstellen Sie aus der Liste eine entsprechende Preismatrix, in die Sie alle Teilnehmergruppen (in den Reihen) und Zeitrabatte (in den Spalten) eintragen.

Matrix zur Preiskategorie "Konferenzgebühren":

	Frühbucherrate	Spätbucherrate	Vor-Ort-Rate
Student	50	50	50
Mitglied	200	250	300
Regulärer Teilnehmer	350	400	500

Diese Matrix bildet im Wesentlichen bereits die Funktion des Konzepts "Preiskategorien" in ConfTool ab. Hinter jede Preiskategorie steht eine Tabelle (Teilnehmergruppen in den Reihen und Preisrabatte in den Spalten) mit den dazugehörigen Tabellenfeldern als Eingabefeld für den Preis. In unserem Beispiel wird also nur eine einzige Preiskategorie "Konferenzgebühr" benötigt, da es nur ein Produkt gibt, und deren Preise hängen von der jeweiligen Kombination Teilnehmergruppe und Zeitpunkt der Anmeldung ab.

Da bei den meisten Veranstaltungen zumindest eine Teilnahmegebühr fällig wird, ist im System die Preiskategorie „Konferenzgebühr“ bereits eingetragen. Sie können sie aber natürlich ändern und nach Ihren Vorstellungen umbenennen. Bitte denken Sie immer daran: Die Preiskategorien dienen als Gerüst für die Preiszuordnung, sie sind aber für die Teilnehmer auf dem Anmeldeformular nicht direkt sichtbar.

Eingabe der sich aus der Preismatrix ergebenden Preise ins System:

Wenn Ihre Preisstruktur sich aus den verschiedenen Kombinationsmöglichkeiten von Teilnehmergruppen/Zeitrabatten bildet, so erstellen Sie bitte zunächst auf dem Papier eine Übersichtsskizze Ihrer Preismatrix zur Veranschaulichung. Im Falle des Beispiels müssten Sie anschließend nacheinander folgende Schritte durchführen:

1)   Erstellen Sie drei Zeitrabatte ("Frühbucher", "Spätbucher", "vor Ort")
Übersicht => Einstellungen => Zeitrabatte

2)   Erstellen Sie drei Teilnehmergruppen ("Student", "Mitglied", "Regulärer Teilnehmer"):
Übersicht => Einstellungen => Teilnehmergruppen (Status) bearbeiten

3)   Erstellen Sie die Preiskategorie:
Übersicht => Einstellungen => Preiskategorien verwalten
Es wird nur eine Preiskategorie "Konferenzgebühr" benötigt, da Sie in diesem Beispiel nur eine Veranstaltung abrechnen möchten.
 
4)   Geben Sie die Preise für die Preiskategorie "Konferenzgebühr" ein:
Übersicht => Einstellungen => Preise/Beträge
Das System erstellt aus den Angaben der Punkte 1) bis 3) automatisch eine Tabelle, in der Sie die Preise eintragen können.

5)   Erstellen Sie eine Veranstaltung/einen Artikel (Formularelement) und ordnen Sie die entsprechende Preiskategorie zu:
Übersicht=> Einstellungen => Veranstaltungen/Artikel (Formularelemente) verwalten
Im Abschnitt "Preisoptionen" gehen Sie auf "Preiskategorie", um dem Formularelement die gewünschte Preiskategorie zuzuweisen.

Zweites Beispiel: Eine zum Pauschalpreis separat buchbare Rahmenveranstaltung

Es wird eine Rahmenveranstaltung geben, deren Preis unabhängig von der Teilnehmergruppe und dem Zeitpunkt der Buchung pauschal gleich sein soll. Benötigt man hierfür dennoch eine Preiskategorie, obwohl es keine „Preismatrix“, sondern nur einen einzigen Preis gibt?

Auch in diesem Fall (EIN Pauschalpreis für eine Veranstaltung/ einen Artikel (Formularelement) während der gesamten Registrierungsphase, ohne Berücksichtigung von Teilnehmergruppenzugehörigkeit oder Zeitrabatten), müssen Sie eine Preiskategorie erstellen.

Geben Sie in diesem Fall einfach denselben Preis in alle Tabellenfelder der Preismatrix der neuen Preiskategorie ein (siehe Bild 2).

Dann geben Sie die neue Veranstaltung/Artikel (Formularelement) ein und ordnen die entsprechende Preiskategorie zu:

Übersicht=> Einstellungen => Veranstaltungen/Artikel (Formularelemente) verwalten
Im Bereich "Preisoptionen" gehen Sie auf "Preiskategorie", um dem Formularelement diese Preiskategorie zuzuweisen.

Wenn es für Ihre Veranstaltung keinerlei Teilnehmergruppen oder Zeitrabatte gibt, benötigen Sie genau einen Zeitrabatt ("normal") und eine Teilnehmergruppe (z.B. "regulärer Teilnehmer"). Die aus diesen Parametern vom System erstellte Preismatrix enthält dann genau ein Tabellenfeld für die Preiseingabe (siehe Bild 3).

Drittes Beispiel: Mehrere Workshops mit demselben Preis

Falls Sie mehrere Veranstaltungen/Artikel (Formularelemente) zum selben Preis anbieten möchten, benötigen Sie ebenfalls nur eine Preiskategorie. Sie können diese Preiskategorie danach allen diesen (verschiedenen) Veranstaltungen/Artikeln (Formularelementen) zuweisen (siehe Bild 4).

Viertes Beispiel: kostenfreie Veranstaltungen/Artikel (Formularelemente)

Für kostenfreie Veranstaltungen/Artikel (Formularelemente) benötigen Sie keine neue Preiskategorie, sondern können auf die bereits voreingestellte Preiskategorie "ohne Kosten" ("no costs apply") zurückgreifen.
Ordnen Sie in diesem Fall bei der Erstellung des Formularelements einfach die Preiskategorie "ohne Kosten" zu (siehe Bild 5).

Fünftes Beispiel: Veranstaltungen/Artikel, die nur für bestimmte Teilnehmergruppen buchbar sein sollen

Ihre Tagung beinhaltet ein "Mitgliedertreffen", das ausschließlich für Teilnehmer mit dem Status "Mitglied" buchbar sein soll. Dieses Treffen ist kostenfrei, aber aus organisatorischen Gründen anmeldepflichtig.
In diesem speziellen Fall können Sie nicht mit der Preiskategorie "ohne Kosten" arbeiten. Bitte lesen Sie dazu die folgende Ausführung:
Es sollten die gleichen Teilnehmergruppen und Zeitrabatte gelten wie im ersten Beispiel.

1)    Erstellen Sie eine neue Preiskategorie "Mitglieder – kostenfrei".
Übersicht => Einstellungen => Preiskategorien verwalten

2)   Nun tragen Sie die "Preise" für diese neue Preiskategorie ein:
Übersicht => Einstellungen =>Preise/Beträge
Bitte aktivieren Sie vor dem Eingeben der Preise die Experteneinstellungen unten auf der Seite, indem Sie auf „Experteneinstellungen deaktiviert“ bzw. das Zahnrad-Symbol klicken.
Da die Veranstaltung, für die diese Preiskategorie "ohne Kosten" angelegt wurde, gebührenfrei sein soll, tragen Sie als Preis in alle Felder die (vorgegebene) "0" ein. Dann deaktivieren Sie die Checkboxen vor den Preisfeldern für die Teilnehmergruppen "Studenten" und "reguläre Teilnehmer". Wenn Sie Haken aus den Checkboxen vor Preisen abwählen, entfernen Sie dadurch alle Veranstaltungen/Formularelemente mit der entsprechenden Preiskategorie vom Anmeldeformular für entweder spezifische Teilnehmergruppen (in diesem Beispiel), Zeitrabatte oder beides.

3)   Erstellen Sie eine Veranstaltung/ein Formularelement und weisen Sie die neue Preiskategorie "Mitglieder - kostenfrei" zu:
Übersicht => Einstellungen => Veranstaltungen/Artikel (Formularelemente) verwalten (siehe Bild 6)

Wenn sich nun "Studenten" oder "reguläre Teilnehmer" anmelden, werden sie die Veranstaltung/ den Artikel mit dieser Preiskategorie nicht sehen und auswählen können.

Hier finden Sie eine graphische Übersicht der Struktur der Preiskategorien für die Beispiele 1 bis 5: