Zweiphasiger Begutachtungsprozess: Wie funktioniert die Begutachtung von Abstract- und Full-Paper-Beiträgen in ConfTool?

Wir haben zunächst einen Call for Abstracts mit anschließender Doppelblind-Begutachtung im Peer-Reviewing.
Danach werden die Autoren der angenommenen Abstract-Beiträge gebeten, ihre Full Paper einzureichen.
Diese Full-Paper-Beiträge werden nun ebenfalls einem Doppelblind-Begutachtungsprozess unterzogen.
Nur Beiträge, die beide Begutachtungsprozesse erfolgreich durchlaufen haben, werden danach endgültig angenommen.
Für diese Beiträge können die Autoren dann die Endversion für die Konferenz hochladen (diese Endversion durchläuft kein weiteres Peer-Reviewing).

Wie können wir diese Prozedur mit ConfTool Pro managen?

(Dieser Foreneintrag ist auch als englische Version verfügbar.)

Wenn Ihr Einreichungsprozess mehrere unabhängige Peer-Reviewing-Phasen vorsieht, ist es ratsam, einen separaten Beitragstypen für jede der einzelnen Einreichungsphasen zu erstellen (also einmal den Beitragstyp "Abstract" und als nächstes den Beitragstyp "Full Paper".)

Beispiel:

1. Bitte gehen Sie zu:
Übersicht => Einstellungen => Konferenztracks / Beitragstypen
... und erstellen Sie bitte die beiden Beitragstypen:
    - Abstracts
    - Full Paper
Um Inkonsistenzen zu vermeiden behalten Sie bitte die Einstellungen für die Optionen "Zusammenfassung", "Soll es eine zusätzliche CheckBox geben?" und "Soll es ein zusätzliches textliches Eingabefeld geben?" über die beiden Beitragstypen hinweg gleich.

2. Es ist ratsam, unter:
Übersicht => Einstellungen => Annahmestatus verwalten
... einen neuen Annahmestatus mit dem Namen "Abstract Angenommen" anzulegen.
Hierzu klicken Sie auf den bereits vorhandenen Status "Angenommen" und anschließend auf "Kopiere als neuer Annahmestatus". Nun haben Sie einen neuen Annahmestatus erstellt, den Sie nun nur noch entsprechend betiteln müssen.

3. Aktivieren Sie jetzt nur die Einreichung als „Abstract“, indem Sie die Auswahlmöglichkeit des Einreichungstypen „Full Paper“ im Abschnitt „Alternative Deadlines dieses Typs/Tracks“ über die Option "Einreichung Aktiviert" deaktivieren (siehe Bild 1).

4. Bitten Sie nun Ihre Autoren, ihre Abstract-Beiträge einzureichen. Danach können Sie die Zuweisung zu den verschiedenen Gutachtern vornehmen und nach Beendigung des Review-Prozesses über die Annahme als "Abstract" entscheiden.

5. Danach kontaktieren Sie uns bitte, damit wir die Konvertierung der als "Abstract" angenommenen Beiträge in den zweiten Beitragstypen "Full Paper" vornehmen können.
Bitte denken Sie daran, sich hierfür rechtzeitig an uns zu wenden.
Wenn Sie später noch einzelne Beiträge manuell kopieren wollen, dann finden Sie hier weitere Informationen:
Zweiphasiger Begutachtungsprozess: Verspätete Abstract-Einreichungen manuell in Full-Paper-Beiträge konvertieren

6. Deaktivieren Sie nun den Beitragstyp "Abstracts" im Abschnitt "Alternative Deadlines dieses Typs/Tracks" über die Option "Einreichung Aktiviert" (siehe Bild 1).
Übersicht => Einstellungen => Konferenztracks / Beitragstypen

7. Aktivieren Sie jetzt bitte den Beitragstyp „Full Paper“, halten Sie aber die Phase für die Einreichung neuer "Full Paper“-Beiträge geschlossen, indem Sie in diesem Beitragstyp / Track im Abschnitt "Alternative Deadlines dieses Typs/Tracks" für die Option "Frühere Deadline" die Auswahl "Deaktiviere neue Einreichungen für diesen Beitragstyp / Track" setzen. Nun setzen Sie eine alternative Deadline für das Hochladen von "Full Paper"-Beiträgen . Hiermit verhindern Sie das Einreichen komplett neuer Full-Paper Beiträge und gestatten den Autoren lediglich das Hochladen weiterer Dateien für bereits bestehende Einreichungen (siehe Bild 2).
Übersicht => Einstellungen => Konferenztracks / Beitragstypen

8. Sie können über erweiterte Optionen festlegen, ob während des Hochladens der "Full Paper" Datei(en) die einreichenden Autoren auch die Details der ursprünglichen Einreichung verändern können sollen.
Bitte gehen Sie auf diese Seite:
Übersicht => Einstellungen => Einstellung für die Einreichung von Beiträgen
... und aktivieren Sie die Experten-Einstellungen am unteren Ende der Seite (Klick auf Zahnradsymbol).
Es erscheint ein Abschnitt "Allgemeine Einstellungen für das Einreichungsformular beim Hochladen von Dateien (Update der Uploads)" in dem Sie verschiedene Optionen definieren können, u.a. ob es einreichenden Autoren möglich sein soll eine Zusammenfassung (Abstract) einzugeben oder diese zu aktualisieren oder die Liste der Autoren und die Organisationszugehörigkeit auf den neuesten Stand zu bringen.

9. Informieren Sie nun die Autoren per Serien-E-Mail über die Ergebnisse des Abstract-Review-Prozesses und über die weiteren Schritte / Deadlines. Autoren können nun den Link "Datei übertragen" nutzen, um ihre Full Paper einzureichen (siehe Bild 3).

10. Nach Ablauf der Frist zum Hochladen der "Full Paper" können Sie neue Gutachter zuweisen, diese kontaktieren und abschließend - nach Eingang aller Gutachten - über die Annahme der "Full Paper" entscheiden.
Zu diesem Zweck erstellen Sie bitte einen neuen Annahmestatus, indem Sie den Status "Angenommen" kopieren unter "Kopiere als neuer Annahmestatus" und diese Kopie z.B. wie folgt betiteln: "Angen. Full Paper: Dieses "Full Paper" wurde angenommen".
Übersicht => Einstellungen => Annahmestatus verwalten

11. Sie können zuletzt für angenommene "Full Paper" das Hochladen der Endversion erlauben. Hierdurch geben Sie den Autoren die Möglichkeit, ihren Beitrag noch einmal unter Berücksichtigung der Gutachter-Feedbacks überarbeiten zu können.
Bitte benutzen Sie zu diesem Zweck die Funktionalität für das Einreichen einer druckfertigen Endversion.
Bitte öffnen Sie den "Full Paper"-Track unter:
Übersicht => Einstellungen => Konferenztracks/Beitragstypen
.... und scrollen Sie bitte abwärts zum Abschnitt "Einstellungen für das Einreichen der Endversion", um über die Option "Anzahl der benötigten Dateien für die Endversion pro Einreichung" die benötigte Dateienanzahl (pro Beitrag) für das Hochladen der Endversion einzugeben.
Bitte bedenken Sie, dass nur Autoren von angenommenen Beiträgen eine Endversion hochladen dürfen und dass die entsprechende Phase im Bereich "Phasen, Termine und Deadlines der Veranstaltung" aktiviert werden muss.

Bitte beachten Sie auch diesen Eintrag zum Thema: Übertragung der Endversion - Beibehalten der Beitrags-ID beim Upload der Endversion