Verwaltung von Zahlungseingängen in ConfTool Pro

Wir haben die Zahlung eines Teilnehmers erhalten, z. B. mittels Banküberweisung.
Wie werden Zahlungseingänge im System ConfTool Pro vermerkt?

(Dieser Foreneintrag ist auch als englische Version verfügbar.)

Bitte gehen Sie auf die Seite:
Übersicht => Benutzer- und Teilnehmerverwaltung =>Liste aller Teilnehmer
... und suchen Sie nach der entsprechenden Registrierung. Klicken Sie nun in der rechten Spalte "Aktion" auf "Zahlungen verwalten" (Bild 1).
Sie können hier nun den erhaltenen Zahlungsbetrag vermerken (Bild 2).
Der Teilnehmer oder die Teilnehmerin erhält anschließend eine automatische, vom System generierte E-Mail als Zahlungsbestätigung über diesen Betrag.

Wird hier ein negativer Betrag eingegeben, wird dieser vom System wie eine Rückbuchung/Gutschrift verarbeitet (Bild 3).
Der Teilnehmer oder die Teilnehmerin erhält eine entsprechende E-Mail "Zahlung storniert".

Falls bereits Zahlungen eingetragen sind, können Sie alternativ eine Rückbuchung/Gutschrift generieren, indem Sie im Bereich "Zahlungen verwalten" erst die zu erstattende Zahlung auswählen und dann auf den Button "Zahlung rückerstatten oder löschen"  klicken (siehe Bild 4).
Auf der nächsten Seite können Sie den Erstattungsbetrag (als positiven Betrag) eingeben und dann den Knopf "Zahlung Rückerstatten" auswählen (Bild 5).
Der Teilnehmer oder die Teilnehmerin erhält dann ebenfalls eine entsprechende E-Mail ("Zahlung storniert").

Sollte die Bank/der Kreditkartenprovider einen Teil des Betrages als Gebühren einbehalten haben, empfehlen wir Ihnen, dennoch den vollen Betrag als Zahlung des Teilnehmers einzutragen (und nicht den um die Gebühren reduzierten Betrag), da Bankgebühren üblicherweise von den Organisatoren getragen werden und in der Kalkulation der Teilnehmergebühren bereits eingerechnet sind.
Eine Auflistung der Bankgebühren finden Sie auf dem Kontoauszug Ihrer Bank / Ihres Kreditkartenanbieters.

Bitte beachten Sie:
Falls Sie die Option "Pro Forma Rechnungen" aktiviert haben, generiert das System nach Eingabe eines Zahlungsbetrages automatische eine Rechnungsnummer und wandelt die bisherige "Pro-Forma-Rechnung" in eine "normale" Rechnung um.

In der Standardversion von VSIS ConfTool können Sie ebenfalls Zahlungsbeträge eingeben, die Vorgehensweise ist jedoch eine andere.

Gehen Sie ebenfalls zur "Liste aller Teilnehmer", klicken Sie auf "Teilnahmedaten ändern", scrollen abwärts bis zu "Administrative Daten" und geben den Zahlungsbetrag hier ein.
Danach sichern Sie bitte die aktualisierten Teilnehmerdaten.
Bitte beachten Sie, dass in der Standard-Version bisher keine automatischen Bestätigungs-E-Mails versandt werden.