Leitfaden für lokale Konferenzorganisatoren

Diese Übersicht umfasst einige der Hauptaufgaben und Schritte für die Vorbereitung und Organisation von Veranstaltungen und liefert hilfreiche Hinweise.

Das Dokument ist fokussiert auf die Aufgaben des lokalen Konferenzorganisators. Schauen Sie bitte unter „Schritte / Phasen der Konferenzplanung” nach, um mehr Informationen für Personen zu erhalten, die für das Konferenzprogramm zuständig sind.

Veranstaltungsdatum und Veranstaltungsort

• Bei der Festlegung des Veranstaltungsdatums ziehen Sie bitte Folgendes in Betracht:
  • Gibt es bereits eine thematisch ähnliche Veranstaltung zur gleichen Zeit?
  • Informieren Sie sich über Ferienzeiten, andere Veranstaltungen, Messen und Veranstaltungen in Ihrer Stadt. Finden dort viele oder größere Veranstaltungen gleichzeitig statt, kann es für die Teil­nehmer sehr schwierig sein, Hotels und Reisemöglichkeiten zu angemessenen Preisen zu bekommen.

• Wenn mehr Leute als erwartet teilnehmen möchten, ist der Veranstaltungsort dafür ausgelegt?
• Beachten Sie die Entfernungen zwischen verschiedenen Räumen und Orten. Denken Sie daran, dass die Teilnehmer möglicherweise während einer Sitzung von einem Raum zu einem anderen wechseln möchten.
• Bietet Ihr Veranstaltungsort einen freien WLAN-Internetzugang? Reichen die Kapazitäten für viele Benutzer? Häufig bricht die Netzwerkinfrastruktur bei einigen Hundert Nutzern zusammen.
• Klären Sie die Sicherheitsbedingungen (die Höchstzahl der teilnehmenden Personen) und die Vorsichtsmaßnahmen z. B. in Hinsicht auf die Brandsicherheit.
• Ist der Veranstaltungsort auch für behinderte Personen zugänglich?

Technische Ausstattung

• Welche internen Ressourcen und welche technische Unterstützung werden zu welchem Preis vom Veranstaltungsort aus angeboten?
• Besteht ein bindender Vertrag zwischen dem Veranstaltungsort und bestimmten Anbietern?
• Überprüfen Sie, wann vor und nach der Veranstaltung die Räume zu Ihrer Verfügung stehen.
• Sind die Räume während der Veranstaltung für Sie jederzeit zugänglich?
• Wie teuer ist es, einen zusätzlichen Raum für eine spontane Sitzung zu mieten?
• Stehen die benötigten Transport- und Hebevorrichtungen zur Verfügung?
• Wo ist die technische Ausrüstung normalerweise untergebracht? Welcher Sicherheitsgrad ist zu berücksichtigen?
• Welche elektrischen Anschlüsse gibt es? Wo sind die Anschlussdosen? Verfügt der Veranstaltungsort über alle angeforderten Anschlüsse, Kabel und Stromadapter (z. B. für die Laptops / Ausstattung der Vortragenden)?
• Müssen Sie für Elektrik, Wasser, Licht und Support zusätzlich bezahlen?
• Wo und wie kontrollieren Sie das Licht und die Beschallung?
• Ist es nötig, dass der Brandschutz / die Feuerwehr vor Ort die Installationen überprüft?
• Sind bestimmte Materialien verboten? Wenn ja, welche?

Öffentlichkeitsarbeit

• Denken Sie daran, auf Ihre Veranstaltung öffentlich hinzuweisen. Es ist wichtig, die richtige Balance zwischen Aufmerksamkeit, Kosten und dem organisatorischen Aufwand zu finden.
• Ein Schlüsselaspekt ist sicherlich die Veranstaltungs-Website. Wir raten dazu, einen professionellen Designer für die Gestaltung der Website zu beauftragen.
• Senden Sie Einladungs-E-Mails an die Vortragenden und Teilnehmer der vorherigen Veranstaltung (aber überschütten Sie sie nicht mit „Spam“!). Synchronisieren Sie solche Aufgaben mit den Verantwortlichen für das Veranstaltungsprogramm (den „Program Chairs“).
• Beginnen Sie rechtzeitig mit den Ankündigungen, da die Autoren Zeit benötigen, um ihre Vorträge zu schreiben und die Reise vorzubereiten.
• Führen Sie auch rechtzeitig während und nach der Veranstaltung Öffentlichkeitsarbeit durch. Sie sollten Pressemitteilungen versenden und Journalisten einladen. Gute PR-Arbeit ist nicht nur für den Erfolg Ihrer Veranstaltung wichtig, sondern sie erleichtert die Arbeit für die Organisatoren für die nächste Veranstaltung erheblich.

Kostenkalkulation

• Stellen Sie einen Finanzierungsplan auf, um die Kosten und Einnahmen für Ihre Veranstaltung zu kalkulieren.
• Normalerweise ist es hilfreich, den Plan der vorherigen Veranstaltung als Vorlage zur Verfügung zu haben.
• Als typische Kosten sind zu berücksichtigen:
  
  • der Veranstaltungsort,
  • der Tagungsband,
  • die Öffentlichkeitsarbeit / PR,
  • das Rahmenprogramm (Ausflüge, Konferenzdinner etc.),
  • Getränke während der Kaffeepausen,
  • Reise- und Hotelkosten für die eingeladenen Vortragenden / Ehrengäste,
  • Designer, Website, Software,
  • Ausstattung (Computer, Telefon, Drucker, Papier, Flipchart, Kopierer etc.),
  • Personal (Garderobenraum, Nachtwächter, Catering, technisches Notfallteam etc.),
  • weiteres Personal und Kosten für ein Studentenvolontärprogramm (s. u.),
  • Druckkosten (Veranstaltungsprogramm, Veranstaltungsfibel, Essensmarken und Karten für spezielle Veranstaltungen, Agendabroschüre, Namensschilder, weiteres Informationsmaterial und Ankündigungen, Bankettmenüs und separate Programme etc.),
  • Preisgelder („Best Paper Award“),
  • Versicherungen,
  • Bankgebühren, Kreditkartentransaktionskosten,
  • normalerweise sollten mindestens 10 % des Budgets für unvorhersehbare Kosten eingeplant werden,
  • Steuern: Müssen die Teilnehmer Mehrwertsteuer bezahlen (die Sie dann natürlich an das Finanzamt abführen müssen) oder ist Ihre Veranstaltung von der Umsatzsteuer befreit? Fragen Sie einen Steuerberater, wie dies in Ihrem Fall geregelt ist und welche Gesetze in Ihrem Land, für Ihre Organisation und für Ihre Veranstaltungsform gelten,
  • die Finanzabteilung Ihrer Organisation hat gegebenenfalls möglicherweise spezifische Richtlinien bezüglich Steuervorschriften oder Rechnungsanforderungen, die Sie befolgen müssen,
  • Dekoration (Blumen, Banner, Fahnen etc.).

• Möglichkeiten, Kosten zu sparen:
  
  • Kontaktieren Sie Organisatoren früherer Veranstaltungen und filtern Sie heraus, wo Geld eingespart werden könnte und welche Extraausgaben die Veranstaltung wesentlich verbessern könnten.
  • Holen Sie immer Vergleichsangebote ein, z. B. für unterschiedliche Abendveran­staltungen. Die Preise können erheblich differieren.
  • Suchen Sie nach lokalen, regionalen oder europäischen „Töpfen“ für Fördermittel.
  • Kann Ihre Universität / Organisation einen Teil der erforderlichen Dienste übernehmen (z. B. den Druck der Broschüre)?
  • Sponsoren sind oft unabdingbar, um eine Veranstaltung zu finanzieren. Es hat sich als nützlich erwiesen, verschiedene „Sponsoringangebote“ mit angemessener Gegenleistung anzubieten (z. B. Raum für Werbeanzeigen in Broschüren, Programmen und Postversand, Ausstellungsplätze während der Veranstaltung, freier Eintritt für Mitarbeiter des Sponsoringunternehmens).
  • Finden Sie einen Sponsor für eine der Abendveranstaltungen, und geben Sie der Veranstaltung den Namen des Sponsorpartners.
  • Verkaufen Sie Veranstaltungssouvenirs, T-Shirts, Becher etc., aber fragen Sie während der Online-Anmeldung nach der gewünschten Anzahl, um Überschuss zu vermeiden.
  • Getränke: Bieten Sie lieber kein Salzgebäck oder Kartoffelchips an, wählen Sie Hauswein, kontrollieren Sie leere Weinflaschen, begrenzen Sie den freien Alkoholausschank. Für Gäste, die darüber hinaus alkoholische Getränke während der Abend­ver­anstaltung(en) zu sich nehmen möchten, weisen Sie Preistafeln aus. Bestellen Sie Tee / Kaffee in Kannen und Mineralwasser in Flaschen zum Selbsteinfüllen.
  • Essen: Begrenzen Sie die Auswahl. Buffets sind normalerweise preiswerter als serviertes Essen (da die Personalkosten geringer sind), bieten Sie ausreichend „Sättigungs­beilagen“ an, legen Sie mit dem Anbieter ein festes Budget fest.
  • Fragen Sie bei der Online-Anmeldung, ob die Teilnehmer an den Abendveranstaltungen teilnehmen wollen, auch wenn sie in der Teilnahmegebühr inbegriffen sind, um das benötigte Essen und die Getränke zu planen.
• Dennoch: Bieten Sie keinesfalls zu wenig Essen, Getränke und Service an.

Anmeldeoptionen

• Unterscheiden Sie verschiedene Teilnehmergruppen: Normalerweise haben Studenten und Universitätsmitarbeiter ein kleineres Budget als Firmenteilnehmer. Denken Sie daran, dass bestimmte Teilnehmer einzuladen sind.
• Definieren Sie Preisnachlässe bei frühzeitiger Anmeldung: Dieses motiviert die Teilnehmer, sich rechtzeitig anzumelden und sorgt für eine frühzeitige Übersicht hinsichtlich der zu erwartenden Gesamtteilnehmerzahl.
• Eine frühzeitige Anmeldung sollte normalerweise auch mit einer rechtzeitigen Bezahlung einhergehen. Da die Vorbereitungskosten der Veranstaltung einen Großteil der Kosten ausmachen, ist es wichtig, die Teilnehmerbeiträge so früh wie möglich zu erhalten. Wenn Teilnehmer nicht nach einer Frist (normalerweise sind dies 4 Wochen) bezahlen, sollten sie z. B. den Frühbucherrabatt verlieren.
• Sie sollten die verfügbaren Optionen für Ihr Anmeldeformular festlegen, bevor die Anmeldung freigeschaltet wird. Beispiel: Möchten Sie nur eine „Anmeldung für die gesamte Veranstaltung“ anbieten oder sind ggf. auch Tagestickets, Extratickets für das Konferenzessen (z. B. auch für Begleitpersonen) und verschiedene „Events“ wie Workshops, Tutorien und Ausflüge sinnvoll?
• Müssen Sie Mehrwertsteuer abführen? Dieses hängt vor allem von den Steuergesetzen des Landes ab, in dem die Veranstaltung stattfindet. Gewöhnlich trifft dies auf alle Teilnehmer zu (auch aus Übersee) da diese den Service der Veranstaltung in dem Land „konsumieren“ und nichts in deren Heimatländer „exportiert“ wird.

Zahlungsmodalitäten

• Bereiten Sie rechtzeitig die benötigten Zahlungsmöglichkeiten vor. Es kann Wochen dauern, bis alle notwendigen Dokumente vorliegen, um ein Bankkonto und ein Händlerkonto für die Kreditkartenabrechnung zu eröffnen.
• Banküberweisung: Wenn Sie der EU angehören und/oder Sie überwiegend Teilnehmer aus Ihrem eigenen Land erwarten, sollten Sie Banküberweisung als Option anbieten, weil dies üblicherweise der für alle Beteiligten preiswerteste Weg der Bezahlung ist.
• Kreditkarten: Wenn Sie viele Teilnehmer aus Übersee oder den USA erwarten, sollten Sie auch Kreditkartenzahlungen anbieten. Für die Akzeptanz von Kreditkarten benötigen Sie ein „Händlerkonto“ bei einem Kreditkarten-Akquirer. Für elektronische Kreditkartenzahlung benötigen Sie zudem ein entsprechendes Online-Gateway. Für beides fallen Einrichtungsgebühren und monatliche Gebühren an. Weiterhin betragen die Transfergebühren ca. 3% - 7% des überwiesenen Betrages. Bedenken Sie zudem, dass jede Kreditkartenzahlung vom Teilnehmer bis zu 60 Tage nach der Zahlung storniert werden kann oder dass einige Teilnehmer gestohlene Kartennummern benutzen, um kostenlos z. B. ein Visum für das Land zu erhalten, in dem die Veranstaltung stattfindet.
• PayPal, Skrill und Stripe sind vergleichsweise preiswerte Optionen, um Kreditzahlungen zu ermöglichen, da hier nur geringe bzw. keine Grundgebühren anfallen.
• Barzahlung: Bieten Sie Barzahlung nur für Teilnehmer an, die sich vor Ort direkt vor der Veranstaltung anmelden wollen, ansonsten besteht das Risiko, dass angemeldete Barzahler nicht erscheinen und dann natürlich auch nichts bezahlen.
• Zahlung per Scheck: Dies ist noch in einigen angelsächsischen Ländern (Großbritannien, USA, Kanada, Australien) üblich, für Sie als Veranstalter aber oft mit recht hohen Kosten verbunden.

Kommunizieren Sie regelmäßig mit allen involvierten Personen

• Senden Sie nicht nur Mails, um Ihre Veranstaltung bekannt zu machen, sondern senden Sie auch den im ConfTool-System registrierten Personen Erinnerungs-E-Mails, um Sie an Einreichungs- und Review-Deadlines und die rechtzeitige Zahlung zu erinnern.

Ablaufplan der Veranstaltung

• Denken Sie an Pausen zwischen den Sitzungen (s. u.).
• Versuchen Sie, die Gespräche in den verschiedenen Sitzungen zu synchronisieren, so dass die Teilnehmer zwischen den Sitzungen wechseln können.
• Planen Sie rechtzeitig verfügbare Räume bezüglich der benötigten Größen. Versuchen Sie herauszufinden, wie viele Personen an den einzelnen Sitzungen teilnehmen werden, z. B. indem Sie auf dem Anmeldeformular die Interessenschwerpunkte der Teilnehmer abfragen. Berücksichtigen Sie die zu erwartende Zahl der Teilnehmer bei der Raumzuweisung.
• Wenn ein Vortragender nicht erscheint oder aus anderen Gründen nicht vortragen kann, haben Sie einen Plan, wie Sie damit umgehen wollen. Dies ist vor allem für die Hauptvorträge wichtig.

Pausen

• Wenn nicht offensichtlich, stellen Sie Hinweisschilder zu den Toiletten auf.
• Eine einfache Pause beträgt in der Regel 30 Minuten (45 Minuten, wenn Fingerfood angeboten wird), für das Mittagessen sind üblicherweise 1,5 Stunden angemessen.
• Bieten Sie während der Pause immer Getränke an (Wasser, Tee, Kaffee) sowie kleinere Snacks wie Kekse (besser noch kleines Gebäck) und Früchte.
• Bedenken Sie, dass einige Gäste spezielle Anforderungen an die Nahrung haben (z. B. Vegetarier oder Personen, die aus religiösen und / oder gesundheitlichen Gründen (Allergiker, Diabetiker) nicht alles essen dürfen).
• Ausstellungen: Eine Ausstellung (Kunst, Design etc.), die inhaltlich zum Konferenzprogramm passt, ist immer eine willkommene Abwechslung. Wenn Sie diese in die Nähe des Caterings platzieren, werden die Gäste die Pausen noch mehr genießen.
• Als Faustregel gilt: Wenn das Catering nicht gut ist, werden die Teilnehmer dies auch nach der Veranstaltung entscheidend in Erinnerung behalten.

Rahmenprogramm/ geselliges Programm

• Sorgen Sie für einen Eröffnungsempfang mit Snacks und Getränken, um die Gäste willkommen zu heißen.
• Jede Veranstaltung sollte zumindest eine gesellschaftliche Veranstaltung beinhalten, in der die Teilnehmer sich weniger formell begegnen können.
• Bei einer mehrtägigen Veranstaltung versuchen Sie einen Sponsor zu finden, der zusätzliche Events organisiert und die von ihm getragen werden.
• Bieten Sie Exkursionen, Ausflüge oder geführte Touren an, um den Teilnehmern die Möglich­keit zu geben, Sehenswürdigkeiten und interessante Einrichtungen in der Umgebung des Veranstaltungsortes anzuschauen. Eine inhaltliche Beziehung zum Thema der Veranstaltung ist dabei angebracht.

Freiwillige studentische Mitarbeiter (Student Volunteers)

• Für die meisten Veranstaltungen bringt es viele Vorteile, ein Programm für freiwillige studentische Mitarbeiter anzubieten: Sie können am Empfangstresen helfen, machen Fotos, schauen, ob in den Veranstaltungsräumen jederzeit alles problemlos funktioniert und stehen den Teilnehmern bei Fragen jederzeit zur Verfügung: z. B. „Wann beginnt die Sitzung XY?“, „Wo finde ich die Toiletten?“, „Wo und wann kann ich meinen Vortrag vorbereiten?“
• Die Kosten für ein solches Programm sind im Vergleich zum Gegenwert, den sie für die Organisatoren haben, relativ niedrig: Normalerweise erhalten die Studierenden eine kostenfreie Anmeldung, Mittagessen und/oder können an einer besonderen Abendveranstaltung teilnehmen. Größere Veranstalter bieten sogar die kostenfreie Übernachtung für die Studenten an.