Erläuterung der Einladungsfunktion von ConfTool Pro

Die Funktion "Einladungen" im Kurzüberblick
ConfTool bietet zwei Möglichkeiten an, Einladungen zu verschicken: persönliche sowie anonyme Einladungen.

a) Persönliche Einladungen: Nutzen Sie die Möglichkeiten für "Persönliche Einladungen", um Ihnen bereits bekannte Personen als Mitglied des Programmkomitees, Gutachter, Autor oder Teilnehmer zu Ihrer Veranstaltung einzuladen. Sie können diese Personen aus einer (im CSV-Format abgespeicherten Liste) in die ConfTool-Datenbank importieren oder auch manuell eintragen, um dann eine personalisierte Serien-E-Mail mit persönlichem Einladungs-Link oder -Code zu versenden. Die Empfänger können ihre Einladung entweder akzeptieren, indem sie den Link zur Annahme auswählen und das bereits mit ihren persönlichen Daten vorausgefüllte Anmeldungsformular mit eigenen Daten ergänzen oder die Einladung durch Auswahl eines entsprechenden Links ablehnen.

b) Anonyme Einladungen: Diese geben einer Teilnehmergruppe die Möglichkeit, sich durch Eingabe eines eindeutigen Registrierungscodes mit einem speziellen Teilnehmerstatus (der z. B. mit einem Rabatt verbunden ist) anzumelden. Erstellen Sie Einladungscodes für anonyme Einladungen beispielsweise für Organisationen, die diese dann selbst unter ihren Mitgliedern oder Kunden verteilen.

Die Vorteile der "Einladungsfunktion"
Mit der Einladungsfunktion von ConfTool Pro behalten Sie jederzeit den Überblick über den Annahmestatus Ihrer versandten Einladungen. Sie können mit dieser Funktion personalisierte Einladungs-E-Mails an bestimmte Personengruppen versenden. In der Einladung können Sie außerdem bereits festlegen, welche Benutzerrolle die eingeladene Person nach der Registrierung erhalten soll. Das Registrierungsformular wird darüber hinaus bereits mit den persönlichen Daten aus Ihrer Einladungs-Datenbank vorausgefüllt. Schlussendlich können Sie mit Hilfe dieser Funktion spezielle Teilnehmergruppen für die Registrierung definieren, zu denen die eingeladenen Personen Zugang haben sollen. Dies ist sinnvoll, wenn Sie z. B. bestimmten Teilnehmergruppen Preisermäßigungen anbieten wollen.

Inhaltsverzeichnis
A) Persönliche Einladungen Überblick
    1. Erster Schritt: Import von Einladungen
    2. Zweiter Schritt: Serien-E-Mails versenden
B) Anonyme Einladungen Überblick
    1. Erster Schritt: Anonyme Einladungen erstellen
    2. Zweiter Schritt: Einladungscodes verteilen
Allgemeine Bemerkungen

Einleitung

Die Vorsitzenden (Chairs) einer Konferenz haben in der Regel die Aufgabe, Personen als Gutachter oder Programmkomitee-Mitglieder (PK-Mitglieder) auszuwählen und einzuladen. Lokale Organisatoren wiederum verfügen häufig über Listen von Autoren, die sie zum Einreichen eines Beitrags auffordern möchten oder Daten von Personen, die sie als Teilnehmer zu ihrer Veranstaltung einladen möchten.

In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie die Einladungsfunktion von ConfTool Pro einsetzen können, um eine Gruppe von Personen einzuladen, als Autor, Gutachter, PK-Mitglied oder Teilnehmer zu fungieren.

ConfTool Pro bietet zwei unterschiedliche Möglichkeiten zur Einladung von Personen an:

A) Wenn Sie eine Liste namentlich bekannter Personen mit persönlichen E-Mail-Adressen vorliegen haben, fahren Sie bitte mit der Anleitung für persönliche Einladungen fort.

B) Wenn Sie eine größere Anzahl von Personen einladen möchten, deren Namen oder E-Mail-Adressen Ihnen unbekannt sind, oder wenn Sie eindeutige Einladungscodes erstellen möchten, die die Zuordnung von besonderen Rabatten zu speziellen Teilnehmergruppen ermöglichen, lesen Sie bitte die Anleitung für anonyme Einladungen.

A) Persönliche Einladungen

In diesem Fall verfügen die Organisatoren bereits über persönliche Daten der Personen, die eingeladen werden sollen, z. B. deren E-Mail-Adressen, Namen und Anrede. Mit diesen Informationen kann das Registrierungsformular bereits (ggf. teilweise) vorausgefüllt sowie ein bestimmter Benutzerstatus, wie z. B. der eines "Gutachters" oder "PK-Mitgliedes", vorbestimmt werden.

Eine personalisierte Serien-E-Mail, in der Sie auch spezielle Links zur Annahme oder Ablehnung der Einladung einfügen können, kann durch das System an diese Personen verschickt werden. Mit der Annahme der Einladung erhält die Person die Möglichkeit, das Registrierungsformular zu komplettieren. Danach kann sie - je nach ihrem Benutzerstatus - z. B. einen Beitrag einreichen, sich ihre Themengebiete als Gutachter heraussuchen oder sich als Teilnehmer anmelden.

Die "Einladungsfunktion" ist hilfreich, wenn Ihnen zwar bereits eine Liste von Personen vorliegt, diese Personen aber noch entscheiden müssen, ob sie die Einladung zum Mitwirken an Ihrer Veranstaltung annehmen wollen oder nicht. Wenn Ihre Planungen bezüglich einer bestimmten Benutzergruppe bereits abgeschlossen sind und Ihre Mitglieder ihre Zustimmung zur Mitwirkung an Ihrer Veranstaltung bereits signalisiert haben, ist es ratsam, die Mitglieder dieser Gruppe mittels der "Import-Funktion" direkt als Benutzer des Systems zu importieren [nähere Erläuterungen hierzu bietet folgender Link: Import von Benutzern (ConfTool Pro).

Sie können persönliche Einladungen natürlich auch einzeln von Hand erstellen. Rufen Sie bitte hierfür die folgende Seite auf:
Übersicht => Benutzer- und Teilnehmerverwaltung =>Erstellen einer neuen Einladung 
(Overview => User and Participant Management => Create an Invitation)

Erster Schritt: Import von Einladungen

Zuerst stellen Sie bitte sicher, dass die zu importierenden Daten im erforderlichen CSV-Format (Trennzeichen-getrennt) abgespeichert sind. Beispieldateien hierzu finden Sie weiter unten in dieser Anleitung sowie auf der Seite zum Import von Benutzern. CSV-Dateien lassen sich mit jedem Tabellenkalkulationsprogramm wie "Microsoft Excel" oder "Open Office Calc" erstellen. Üblicherweise wird diese Option im Menü "Datei" => "Speichern unter" und dann in der Auswahl unter "Dateityp" angeboten.

Um die Personen in ConfTool Pro zu importieren, rufen Sie bitte diese Seite auf:

Übersicht => Daten Im- und Export => Daten-Import
(Overview => Data Import and Export => Import Data)

1. Wählen Sie die Importdatei, die Zeichen-Codierung und andere Ihre CSV-Datei betreffende Details aus. Wenn Sie diese Parameter nicht kennen, öffnen Sie die Datei mit einem Texteditor (z. B. Notepad++), um diese Eigenschaften in Erfahrung zu bringen oder probieren Sie mit Hilfe der Option "Datenvorschau" einfach die unterschiedlichen Optionen innerhalb ConfTool aus. Wählen Sie nicht die Option „Importiere Benutzer“, sondern die Option „Importiere Einladungen“ (Abbildung 1). Sobald Sie die Experten-Einstellungen aktiviert haben können Sie auch festlegen, ob die existierenden Daten Ihrer Datenbank aktualisiert ("Importiere Einladung: Überprüfe vorhandene Einträge und aktualisiere die Daten") oder komplett übernommen werden sollen ("Importiere Einladungen: Überprüfe alle Zeilen, keine Überprüfung vorhandener/doppelter Einträge"). 
   In den meisten Fällen ist es ratsam, den "Update-Modus" zu wählen, um Doppeleinträge zu vermeiden.
2. Als zweiten Schritt erhalten Sie eine Vorschau des Imports und können hier die Zuordnung der Spalten der Importdatei zu den entsprechenden Feldern in der ConfTool Datenbank vornehmen. Die drei Felder "Name", "Vorname" und "E-Mail" sind Pflichtfelder. Wir empfehlen, das Land, die Adresse, die Postleitzahl und die Stadt ebenfalls zu importieren, damit diese Daten nachher nicht manuell eingegeben werden müssen. Jede eingeladene Person kann selbstverständlich ihre persönlichen Daten während der Registrierung ändern oder berichtigen.
3. Überprüfen Sie nun die Zuweisungen der Felder und wählen Sie die Datensätze (Personen / Zeilen) aus, die Sie importieren möchten. Sie können jetzt auch den Einladungsstatus der Personen festlegen, z. B. ob sie einen Beitrag einreichen sollen oder als Gutachter, PK-Mitglied oder Teilnehmer vorgesehen sind.
   Bei Einladungen zur Teilnahme können Sie zusätzlich einen "Grund für die Einladung" erstellen. Dies bietet die Möglichkeit, die eingeladenen Personen verschiedenen Gruppen wie z. B. Sponsor A und Sponsor B zuzuordnen. Diese Zuordnung hilft später beim Versenden von Serien-E-Mails an verschiedene Gruppen von eingeladenen Personen oder als Filterkriterium für angemeldete Teilnehmer (Abbildung 2).
   Die Option "Status des Teilnehmers" bietet die Möglichkeit, die Einladung mit einem vorher festgelegten Teilnehmerstatus/einer Teilnehmergruppe zu verknüpfen. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie einer bestimmten Teilnehmergruppe einen Rabatt gewähren wollen. Bevor Sie diese Option nutzen können, müssen Sie allerdings zunächst die entsprechende Teilnehmergruppe erstellen:
   Übersicht => Einstellungen => Teilnehmergruppen
   (Overview => Settings => Manage Participant Groups)
   Für die betreffende Teilnehmergruppe muss die Option "Eindeutiger Code?" auf "Ja, ein eindeutiger Code von der Einladungsliste ist erforderlich" gesetzt werden, damit der Zugriff auf die eingeladenen Personen beschränkt bleibt (Abbildung 3).
4. Starten Sie nun den Import. Das System erstellt während dieses Vorganges eindeutige Einladungscodes, die die eingeladenen Personen identifizieren. Sie können sich die Importergebnisse anschließend in einer Übersicht ansehen.

Hinweis: Sie können jederzeit einzelne Einladungen bearbeiten, indem Sie auf
Übersicht => Benutzer- und Teilnehmerverwaltung => Liste der Einladungen
(Overview => User and Participant Management => List of Invitations)
gehen oder einzelne Einladungen zur Liste der Einladungen hinzufügen, wenn Sie diese Funktion aufrufen:
Übersicht => Benutzer- und Teilnehmerverwaltung => Erstellen einer neuen Einladung
(Overview => User and Participant Management => Create an Invitation)

Zweiter Schritt: Schreiben und Versenden der Serien-E-Mails

Eine allgemeine Anleitung zur Erstellung und zum Versenden von Serien-E-Mails via ConfTool Pro finden Sie hier: Serien-E-Mails mit ConfTool versenden.

Zum Aufruf der Serien-E-Mail-Funktion gehen Sie bitte zu folgender Seite:
Übersicht => Serien-E-Mails versenden => Senden Sie E-Mails an eine Gruppe von Personen aus der "Liste der Einladungen"
(Overview => Bulk E-mails => Send E-mails to a Group of People in the "List of Invitations")

Im Abschnitt "Auswahl der Empfänger" können Sie aus verschiedenen Optionen wählen, um die Gruppe der E-Mail-Empfänger genau einzugrenzen. Die Option "Einladungsgrund/Gruppierung" bezieht sich nur auf Personen, die als Teilnehmer eingeladen werden sollen.

In "Inhalt der Nachricht" formulieren Sie nun Ihren Einladungstext und fügen die Codes in geschweiften Klammern ein. Um eine sofortige Bestätigung darüber zu erhalten, ob die eingeladene Person die Einladung annimmt oder nicht, empfehlen wir - wann immer möglich - die unten aufgelisteten Codes in den E-Mails zu verwenden:

{registration_accept_link} = fügt einen Link zur Registrierungs-Seite für Teilnehmer ein.

{registration_reject_link} = fügt einen Link für Teilnehmer ein, die ihre Einladung ablehnen möchten.

{reviewer_accept_link} = fügt einen Link zur Registrierungs-Seite für Gutachter und PK-Mitglieder ein.

{reviewer_reject_link} = fügt einen Link für Gutachter und PK-Mitglieder, die die Einladung ablehnen möchten, ein.

Es ist ratsam, für die Gutachter/PK-Mitglieder sowie die Teilnehmer getrennte E-Mail-Einladungen zu versenden, da die Antworten (Annahme oder Ablehnung der Einladung) dieser beiden Gruppen mittels der o. a. Codes getrennt ins System aufgenommen werden.

Auf der folgenden Seite können Sie die Empfängerliste Ihrer Serien-E-Mail nun noch einmal überprüfen und die Vorschau des Textes kontrollieren. Bitte klicken Sie auf das Vorschau-Symbol in der rechten Spalte, um zu sehen, wie Ihre E-Mail ungefähr im E-Mail-Programm des Empfängers aussehen wird. Wir empfehlen, einige Vorschauen von E-Mails stichprobenartig zu Testzwecken zu öffnen, um zu gewährleisten, dass die verwendeten Codes/Platzhalter sinnvoll ersetzt wurden.

Sobald Sie Ihre Überprüfung abgeschlossen haben, klicken Sie auf "Die E-Mails jetzt senden", um den Versandvorgang zu starten. Anschließend können Sie in der Spalte "E-Mail-Status" sehen, ob Ihre Mails erfolgreich versandt wurden. Bitte unterbrechen Sie den Versandvorgang nicht.

B) Anonyme Einladungen

Anonyme Einladungen werden benötigt, wenn Sie als Organisator eine ganze Reihe von Registrierungscodes an bestimmte Organisationen oder Firmen verteilen wollen. Der Hauptverwendungszweck von anonymen Einladungen ist die Einladung von Teilnehmern, wobei allen Einladungen ein besonderer Teilnehmerstatus zugeordnet werden kann, der es den eingeladenen Personen erlaubt, sich mit einem Rabatt oder kostenlos als Teilnehmer zu registrieren.

Anders als bei persönlichen Einladungen brauchen in diesem Fall keine Daten für die Benutzerkonten der einzuladenden Personen eingetragen werden. Als Organisator können Sie eine bestimmte Anzahl an Einladungen mit den jeweils dazugehörigen Einladungscodes in einem einzigen Schritt erstellen. Alle anonymen Einladungscodes/-links können entweder per Serien-E-Mail an einen Hauptkontakt in einer Organisation/Firma versandt werden (z. B. zur späteren Weiterleitung) oder - was wir empfehlen - als Excel-Datei mit Hilfe der ConfTool Pro Exportfunktion exportiert werden. Der Hauptkontakt (Verteiler) in der Partner-Organisation übernimmt dann die Weiterverteilung an Individuen innerhalb der Einrichtung oder gegebenenfalls an andere Organisationen.

Fügen Sie der Einladungs-E-Mail den Einladungscode sowie die speziellen Einladungs-Links an, sodass die eingeladene Person die Möglichkeit erhält, die Einladung entweder abzulehnen oder anzunehmen. Bei Annahme füllen die eingeladenen Personen das Registrierungsformular aus und fahren dann mit den nächsten Schritten für die Teilnehmeranmeldung fort.

Erster Schritt: Erstellen Sie eine Reihe von (anonymen) Einladungen

Rufen Sie bitte folgende Seite auf:
Übersicht => Benutzer- und Teilnehmerverwaltung => Erstelle mehrere Einladungen
(Overview => User and Participant Management => Create Several Invitations)

Wählen Sie die gewünschte Anzahl an Einladungen und füllen Sie dann die für alle Registrierungen allgemeingültigen Felder unter "Persönliche Daten" aus (wie z. B. Land und Organisation der Empfänger). Sie können auch die E-Mail-Adresse der Kontaktperson, die die weitere Verteilung innerhalb der angeschriebenen Organisation übernehmen wird, angeben. Wenn Ihnen eine solche E-Mail-Anschrift nicht vorliegt, geben Sie bitte Ihre eigene Konferenz-E-Mail-Adresse oder eine Dummy-Adresse ein.

Im Bereich "Art der Einladung", Abschnitt "Einladung zur Mitwirkung als Gutachter oder Mitglied des Programmkomitees oder zur Einreichung eines Beitrags", besteht die Möglichkeit, anonyme Einladungen an PK-Mitglieder oder Gutachter zu erstellen. Es ist allerdings eher unüblich, an diese Personengruppen Einladungen mit anonymen Einladungscodes oder -links zu versenden.

Im Untermenü "Einladung zur Teilnahme an der Veranstaltung" kann angegeben werden, ob die Person zur Veranstaltungsteilnahme eingeladen werden soll. Das Feld "Muster für die Generierung des Codes" erlaubt es Ihnen, den Aufbau des Registrierungscodes festzulegen. Sie können dieses Feld leer lassen, dann wird das ConfTool System automatisch eindeutige und zufallsbasierte alphanumerische Codes mit 8 Symbolen generieren (Abbildung 4).

Sie können aber auch eine Zeichenkette eingeben, um Einladungscodes nach bestimmtem Muster zu kreieren (z. B. um dadurch leichter eine Unterscheidung von verschiedenen Kategorien von Codes treffen zu können): Buchstaben und Ziffern werden dann im zu generierenden Code analog dem von Ihnen definierten Mustercode vergeben, jedes Fragezeichen (?) wird durch ein zufälliges alphanumerisches Zeichen ersetzt, jedes Rautezeichen (#) wird durch eine fortlaufende Nummer ersetzt (benutzen Sie z. B. zwei Rautezeichen für eine zweistellige Zahl). Bitte verwenden Sie keine Sonderzeichen, diese können zu Problemen oder Missverständnissen führen. Falls ein Code bereits in der Einladungsliste vorhanden ist, werden zur Unterscheidung zufällige Zeichen angehängt (Abbildung 5).

Beispiele:

Sobald ein Code einmal eingesetzt wurde, wird die Einladung als akzeptiert markiert und dieser Code ist für weitere Einladungen gesperrt.

Das Feld "Einladungsgrund/Gruppierung" hat nur Relevanz für eingeladene Personen, die zur Teilnehmerregistrierung eingeladen werden. In dieses Feld kann ein kurzer Grund für die Einladung eingegeben werden, der später beim Versenden von Serien-E-Mails an verschiedene Zielgruppen oder beim Filtern der Teilnehmerliste nach Teilnehmergruppen hilfreich ist.

Mit der Option "* Status des Teilnehmers" können Sie die Einladung mit einem vorher festgelegten Teilnehmerstatus/einer Teilnehmergruppe verknüpfen. Dies vereinfacht die Rabattgewährung an diese Teilnehmergruppe (z. B. Sponsorenrabatt). Bevor Sie diese Option nutzen, müssen Sie zunächst die entsprechenden Teilnehmergruppen und Preise definieren:

Übersicht => Einstellungen => Teilnehmergruppen
(Overview => Settings => Manage Participant Groups)

Setzen Sie dabei für die betreffende Teilnehmergruppe die Option "Eindeutiger Code?" auf "Ja, ein eindeutiger Code von der Einladungsliste ist erforderlich".

Zweiter Schritt: Verteilung der Einladungscodes

Nun müssen die erstellten Codes oder Einladungs-Links an die Organisationen oder Personen, die die Weiterverteilung an ihre Partner oder Mitglieder vornehmen sollen, verschickt werden.

Dies kann mit Hilfe der Serien-E-Mail-Funktion von ConfTool Pro geschehen. Diese Art von Versand ist aber nur praktikabel, wenn Sie eine kleinere Anzahl von zu versendenden und mit individuellen Links und Codes versehenen Einladungen verteilen möchten. Diese E-Mails können dann von der Kontaktperson im jeweiligen Unternehmen an die endgültigen Empfänger einzeln weitergeleitet werden. Weitere Informationen zum Versenden von Einladungen mit Hilfe von Serien-E-Mails finden Sie weiter oben in dieser Anleitung: "Zweiter Schritt: Schreiben und Versenden von Serien-E-Mails".

Üblicherweise empfehlen wir jedoch, anonyme Einladungscodes in eine Datei im Excel- oder CSV-Format zu exportieren und sie dann alle auf einmal an die ausgewählte Organisation oder Kontaktperson zur Weiterverteilung zu versenden.

Bitte gehen Sie zu der Seite:

Übersicht => Daten Im- und Export => Daten-Export
(Overview => Data Import and Export => Export Data)

und wählen Sie "Export der Einladungen" aus, um eine Liste aller Einladungen in der ConfTool Pro Datenbank zu generieren.

Allgemeine Bemerkungen

• Nur für Organisatoren, die das Track-Chair-Modul nutzen: Einladungen, als Gutachter oder PK-Mitglied für einen einzelnen Track an einer Veranstaltung mitzuwirken, werden vom ConfTool Pro System unterstützt, aber Track-Chairs (Vorsitzende) haben keinen Zugang zu den Einladungsfunktionen des Systems. Diese können nur von Konferenz-Vorsitzenden und Admins genutzt werden. Als eine Alternative kann die Importfunktion von Benutzern verwendet werden um Track-Chairs erweiterte Optionen zur Auswahl von Gutachtern für ihre Tracks zu geben.
• Eine als Autor eingeladene Person kann den Einladungs-Links folgen und das vorausgefüllte Registrierungsformular dazu benutzen, ein neues Benutzerkonto zu erstellen. Der Status "Autor" wird diesem Benutzer jedoch erst nach der Einreichung eines Beitrages zugewiesen.
• Einladungen können auf folgender Seite erstellt, gelöscht und/oder kopiert werden:
  Übersicht => Benutzer- und Teilnehmerverwaltung => Liste der Einladungen
  (Overview => User and Participant Management => List of Invitations)
• Sie können jederzeit einzelne Einladungen erstellen. Gehen Sie hierzu auf:
  Übersicht => Benutzer- und Teilnehmerverwaltung => Erstellen einer neuen Einladung
  (Overview => User and Participant Management => Create an Invitation)
• Zusätzlich besteht die Möglichkeit, mehrere Einladungen (z. B. Testeinladungen) in einem einzigen Schritt zu löschen. Rufen Sie hierzu diese Seite auf:
  Übersicht => Benutzer- und Teilnehmerverwaltung => Mehrere Einladungen löschen
  (Overview => User and Participant Management => Delete Several Invitations)