Inhalt
1. Vorbereitung sowie Allgemeine Fragen
2. Überblick über den Einreichungsprozess
3. Überblick über die verschiedenen Optionen
3.1. Hauptparameter
3.2. Themen und Themengruppen
3.3. Beitragstypen / Konferenztracks
Konfiguration der Beitragseinreichung
Eine erfolgreiche Konferenz steht und fällt mit der Qualität Ihrer Vorträge. Um einen reibungslosen Ablauf des Einreichungs- und Begutachtungsprozesses mit bestmöglicher Beurteilung und Auswahl neuer Ideen zu gewährleisten ist es wichtig, dass das entsprechende ConfTool-Modul möglichst passend zu den Anforderungen der OrganisatorInnen der Konferenz konfiguriert ist. Diese Anleitung bietet Ihnen hierfür eine Hilfestellung.
Es gibt sehr viele verschiedene Möglichkeiten, was die Art der Beitragseinreichung, das Beitragsformat, die Kriterien der Beurteilung durch verschiedene ExpertInnengruppen und die Form der anschließenden Veröffentlichung anbelangt. Deshalb beginnt diese Anleitung mit einer Art Fragenkatalog, dessen Bearbeitung Ihnen dabei helfen wird, Ihre Anforderungen möglichst genau zu spezifizieren. Danach werden die einzelnen Schritte der Beitragseinreichung in ConfTool aus Sicht der AutorInnen vorgestellt, um die Struktur des Systems zu verdeutlichen. Anschließend präsentiert diese Anleitung einen Überblick der wichtigsten Optionen und Funktionen dieses Moduls. Ergänzend finden Sie auf der Seite Beispiel für den Einreichungsprozess ein typisches Szenarium, bei dem auch die Konfiguration erklärt wird. Bitte beachten Sie, dass Sie Erläuterungen zu allen Optionen und Möglichkeiten auch online auf den Einstellungsseiten des Systems finden. Dort und im Online-Forum erhalten Sie weitere Tipps, auch zu weniger häufig benötigten Optionen.
1. Vorbereitung sowie Allgemeine Fragen zu Anforderungen und Erfordernissen
Einer der wichtigsten Bestandteile von ConfTool Pro ist das Modul für den Einreichungs- und Begutachtungsprozess der Beiträge und Abstracts. Mit Hilfe dieses Moduls können AutorInnen ihre Ideen in unterschiedlichen digitalen Formaten einreichen, GutachterInnen ihre Beurteilungen online abgeben und OrganisatorInnen einen Zeitplan für die Konferenz erstellen und Daten für den Konferenzband exportieren.
Typischerweise läuft dieser Prozess wie folgt ab: In einem festgelegten Zeitraum (gemäß den Vorgaben der OrganisatorInnen) können BenutzerInnen verschiedene Formate (z. B. Abstracts, Poster oder Full Paper) einreichen. Die eingereichten Abstracts und/oder hochgeladenen Dateien werden dann üblicherweise den GutachterInnen/ExpertInnen für das "Peer-Reviewing" zugewiesen. Chairs oder Mitglieder des Programmkomitees entscheiden danach aufgrund der Begutachtungsergebnisse über die Annahme. Akzeptierte Beiträge können nun überarbeitet, und die endgültigen Fassungen können durch die AutorInnen hochgeladen werden. Schlussendlich können die OrganisatorInnen basierend auf den Daten der angenommenen Einreichungen das Konferenzprogramm erstellen. Die Dateien mit den akzeptierten Beiträgen können exportiert und in den Konferenzband überführt werden. Dieser Prozess kann jedoch auch in anderer Weise ablaufen, jeweils abhängig von Art, Wissenschaftsgebiet und Größe der Veranstaltung.
Wie Sie anhand dieser kurzen Beschreibung sehen können, ist der Einreichungsprozess eng mit dem Begutachtungsprozess und der Erstellung der Konferenzagenda sowie des Konferenzbandes verwoben. Bevor Sie mit Ihren Konfigurationsarbeiten in ConfTool beginnen, sollten Sie also Ihre allgemeine sowie Ihre zeitliche Planung für diesen Bereich Ihrer Organisationsarbeiten abgeschlossen haben.
Einige Fragestellungen, deren Beantwortung Sie bei Ihren Konfigurationsarbeiten berücksichtigen sollten, lauten wie folgt:
- Legen Sie Zeitrahmen und Fristen für den Einreichungs- und Begutachtungsprozess sowie die Erstellung von Konferenzagenda und Konferenzband fest und berücksichtigen Sie dabei zeitliche Puffer von 2 bis 3 Wochen, falls einzelne AutorInnen, GutachterInnen oder OrganisatorInnen einmal Fristen nicht einhalten können.
- Welche Beitragstypen benötigen Sie? Sollen für die Veranstaltungen Ihrer Konferenz Beiträge in verschiedenen Formaten eingereicht werden (z. B. Poster, Full Paper, Beiträge für Workshops)? Prüfen Sie, ob Sie die vorgesehenen Beitragstypen im ConfTool-System eingerichtet haben.
- Wie viele Einreichungs- und Begutachtungsphasen hat Ihre Veranstaltung? Entscheiden z. B. die Programmkomitee-Vorsitzenden (Chairs) direkt über die Annahme eines Beitrags zur Konferenz, ist eine „Peer-Reviewing-Phase“ vorgesehen oder sollen nach dem ersten „Peer-Reviewing“ akzeptierte Abstracts als Full Paper eingereicht und noch einmal in einem zweiten "Peer-Reviewing" begutachtet werden?
- Sollen AutorInnen angenommener Beiträge die Möglichkeit erhalten, selbst die endgültigen Fassungen für den Konferenzband hochzuladen? Wenn Sie hierfür genau spezifizierte Vorlagen zur Verfügung stellen und die AutorInnen auffordern, ihre Dateien in verschiedenen Formaten hochzuladen (z. B. als PDF-Datei, um eine Version des Dokuments zu erhalten, die darstellt, wie es genau aussehen soll und als Word-Datei, damit Sie es notfalls bearbeiten, Kopfzeilen und Seitennummern einfügen können), erspart Ihnen das eine Menge Arbeit.
- Welches sind die Hauptthemen der Konferenz? Eine gut durchdachte Themenauswahl vereinfacht den Zuordnungsprozess zur Begutachtung wesentlich.
- Wie und wann sollen die Mitglieder des Programmkomitees und die GutachterInnen ausgewählt und eingeladen werden? Sie können Listen dieser Personenkreise direkt als NutzerIn ins System importieren, falls die betreffenden Personen bereits etablierte Mitglieder des Programmkomitees sind. Wenn Sie dem von Ihnen gewünschten Personenkreis zunächst die Möglichkeit geben möchten, auf Ihre Einladung zu reagieren, importieren Sie sie als eingeladene Personen (vollständige Informationen hier: Importiere Einladungen) mit dem Status "Gutachter" / "Programmkomitee-Mitglied."
- Sollen Ihre GutachterInnen oder PK-Mitglieder die Möglichkeit haben, online miteinander zu kommunizieren? Haben Sie den Einsatz von Meta-GutachterInnen für die Überwachung des Begutachtungsprozesses vorgesehen? ConfTool unterstützt hier zahlreiche Möglichkeiten, aber Sie sollten sich rechtzeitig für ein Modell entscheiden.
- Wie und durch wen wird die endgültige Entscheidung über die Annahme eines Beitrags zur Konferenz gefällt?
- Welche Anforderungen haben Sie an die Konferenzflyer und den Konferenzband? Vorteilhaft ist es, wenn Sie alle hierfür benötigten Daten (Namen, Organisationen, E-Mails) bereits im ConfTool-Formular für den Einreichungsprozess abfragen, dann können die AutorInnen diese Daten online eingeben, und Sie als OrganisatorIn müssen sie nicht später mühsam aus den bereits hochgeladenen Dateien zusammenstellen.
- Hat Ihre Konferenz Unterveranstaltungen wie Tracks, Netzwerke oder Workshops mit jeweils eigenen Chairs und eigenem Begutachtungskomitee? In diesem Falle benötigen Sie voraussichtlich das "Track-Chair-Modul" von ConfTool Pro, für das eine zusätzliche Lizenzgebühr anfällt.
2. Überblick über den Einreichungsprozess
Der Einreichungsprozess in ConfTool besteht aus mehreren Schritten. Viele Parameter dieser Schritte können von den OrganisatorInnen individuell konfiguriert werden. Bitte beachten Sie hierzu auch folgende Hinweise für AutorInnen: Anleitung für Autoren zum Einreichen von Beiträgen.
- Jeder Autor und jede Autorin muss zunächst einmal sein/ihr persönliches Benutzungskonto einrichten. Es erlaubt ihm/ihr, das ConfTool-System zu nutzen sowie seine/ihre Einreichungen zu verwalten, und es gewährt später den Zugang zu den Begutachtungsresultaten. Beim Anlegen des Benutzungskontos geben die AutorInnen ihre persönlichen Kontaktdaten sowie Angaben für das Benutzungskonto ein. Wenn eine Person gleichzeitig auch ein Gutachter oder eine Gutachterin ist oder sich als KonferenzteilnehmerIn anmelden möchte, so wird von ihr jeweils dasselbe Konto verwendet.
- AutorInnen werden auf die Seite "Ihre Einreichungen" geführt. Auf ihr sind die zur Verfügung stehenden Einreichungstypen / Konferenztracks aufgelistet. Die Optionen und Texte auf dieser Seite werden durch die OrganisatorInnen auf dieser Seite konfiguriert:
Übersicht => Einstellungen => Beitragstypen / Konferenztracks verwalten
(Overview => Settings => Manage Submission Types / Conference Tracks)
Jeder Beitragstyp oder Track kann unterschiedliche Deadlines und Anforderungen beinhalten (für weitere Details siehe Abschnitt 3.3). Nachdem die AutorInnen den gewünschten Track oder Beitragstyp ausgewählt haben, fahren sie mit ihrer Beitragseinreichung fort.
- Auf der ersten Seite werden allgemeine Daten zur Beitragseinreichung abgefragt. Diese sind z. B. eine Liste aller AutorInnen und Organisationen sowie Titel, Abstract und Thema Ihres Einreichungsvorschlages. Einige Eingabefelder müssen verpflichtend ausgefüllt werden (wie z. B. Titel oder AutorInnennamen), andere können individuell von den OrganisatorInnen konfiguriert werden.
- Auf der zweiten Seite werden die eingegebenen Daten zur Überprüfung angezeigt. Auf dieser Seite können AutorInnen auch Dateien auf den Server übertragen. Die Übertragung von Dateien kann auch deaktiviert werden oder als optional eingestellt werden. Die hierfür zugelassenen Dateitypen und die Anzahl der Dateien (0 bis 3) haben die OrganisatorInnen vorher festgelegt und werden für jeden Beitragstyp / Konferenztrack separat definiert.
Nachdem die Datenübertragung erfolgt ist und bestätigt wurde, wird der Autor oder die Autorin auf die Seite "Ihre Einreichungen" zurückgeführt und sieht nun eine Liste aller bereits eingereichten Beiträge, gefolgt von der Auflistung aller Konferenztracks / Einreichungstypen. Nun kann der Autor oder die Autorin einen weiteren Titel einreichen, bereits übermittelte Einreichungen überarbeiten oder auch wieder zurückziehen. AutorInnen können jederzeit auf diese Seite zugreifen, sobald sie sich in ihr Benutzungskonto eingeloggt haben. Später gewährt ihnen diese Seite dann Zugang zu den Begutachtungsergebnissen und erlaubt es ihnen, eine Endversion ihres Beitrages - sofern von den OrganisatorInnen gewünscht - ins ConfTool-System zu übertragen.
3. Überblick über die verschiedenen Optionen, die konfiguriert werden können
Alle Parameter für die Einrichtung des Einreichungs- und Begutachtungsmodules können von der Seite "Einstellungen" aus erreicht und bearbeitet werden. Die folgenden Unterabschnitte geben einen Überblick über die wichtigsten Optionen und Konzepte. Alle Optionen für das Einreichungsmodul finden Sie im Bereich "Konferenztracks, Beitragstypen und Themen" ("Conference Tracks, Submission Types and Topics").
3.1. Hauptparameter
Wir beginnen mit "Einstellung für die Einreichung von Beiträgen" ("Main Settings for Abstract and Paper Submission"). Auf dieser Seite können einige Hauptparameter definiert werden. Sie können in der Regel die Voreinstellungen für die meisten dieser Parameter übernehmen, insbesondere, wenn die hier beschriebenen Optionen Ihnen nicht besonders vertraut sind.
Im ersten Abschnitt "Einstellungen zur Anzeige" (“Display Options“) können Sie einen "Einleitungs-" bzw. "Fußzeilentext" für die Seite "Ihre Einreichungen" ("Your Submissions") eingeben. Bitte fassen Sie sich hier kurz und verweisen Sie für detailliertere Informationen zum Einreichungsprozess, zu Vorlagen und den erforderlichen Formaten möglichst auf eine Seite auf Ihrer Haupt-Website, um die Seite "Ihre Einreichungen" ("Your Submissions") übersichtlich zu halten. Wenn Sie die „Erweiterungsfunktion für den Informationstext für jeden Track“ aktivieren, können Sie den Informationstext für jeden Beitragstyp / Track auf 80, 160, oder 320 Zeichen begrenzen. Durch das Anklicken eines Icons kann dann die Anzeige erweitert und der ganze Text dargestellt werden.
Sie können „Darstellungsoptionen für Listen“ festlegen, wie die Anzahl der „Einträge pro Seite für Zuweisungsseiten und das Bieten für Beiträge“. Wenn Sie die Option "Anzeige der Organisation des einreichenden Autors" aktivieren, wird die Organisation bzw. Firma des einreichenden Autors oder der einreichenden Autorin in den Übersichtslisten aller Beiträge und aller Gutachtenergebnisse angezeigt. Diese Option ist insbesondere für kommerzielle Veranstaltungen interessant, in denen die Firmennamen der AutorInnen für die OrganisatorInnen von größerer Bedeutung sind.
Im Abschnitt „Darstellungsoptionen für Beiträge“ können Sie unter anderem ein „Darstellungsformat für Autoren“ definieren. Wählen Sie ein Namensformat aus, um die Darstellung der AutorInnennamen festzulegen. Falls für einen Beitrag kein vortragender Autor oder keine vortragende Autorin aus der Autorenliste ausgewählt wurde, können Sie bei der Option „Voreinstellung für den vortragenden Autor“ einstellen, wer als vortragender Autor oder als vortragende Autorin gekennzeichnet werden soll.
Das ConfTool-System kann automatische „Tests für alle Einreichungen“ durchführen. Wenn Sie die Option „Groß- und Kleinschreibung der Autorennamen testen“ aktivieren, wird die Groß- und Kleinschreibung aller AutorInnen kontrolliert (dies gilt auch für Teilbeiträge von Symposiums-Einreichungen). Bei Aktivierung der Option „Überprüfe das Format der Überschrift“, wird die Groß- und Kleinschreibung des Titels aller Einreichungen automatisch überprüft. Die Tests werden für alle Beitragstypen / Konferenztracks ausgeführt.
Sie können nun diverse „Einstellungen für die Formularklasse „Symposium“ vornehmen - aktivieren Sie bitte zuerst die Experten-Einstellungen am unteren Ende der Seite, um diesen zusätzlichen Abschnitt sehen zu können. Es gibt mehrere Gestaltungsoptionen für das Einreichungsformular der AutorInnen. Die Formularklasse “Symposium” ist für die Einreichung von Symposiumsbeiträgen konzipiert, d. h. es gibt ein konkretes Hauptthema, zu dem gleichzeitig Unterbeiträge mit eingereicht werden, die verschiedene Aspekte dieses Themas behandeln und die von verschiedenen AutorInnen stammen können. Während des Einreichungsprozesses kann der einreichende Autor oder die einreichende Autorin die Unter-/Teilbeiträge gleich mit einreichen und außerdem einen Chair und/oder Diskutanten für dieses Symposium benennen. Weitere Informationen zum Thema Einreichungsformularklassen finden Sie im Forum: Einreichungsformularklassen: Detailed, Symposium, Application, Roundtable.
Sie können in diesem Abschnitt eine Mindestanzahl und eine maximale Anzahl an Diskutanten für das Symposiums-Formular festlegen. Ebenso kann eine Mindestanzahl und eine maximale Anzahl an Unter-/Teilbeiträgen für das Symposiums-Formular definiert werden. Wenn Sie für jeden Teilbeitrag des Symposiums ein Eingabefeld für die Zusammenfassung benötigen, aktivieren Sie bitte die Option „Feld für die Eingabe der Zusammenfassung (Abstract) der Teilbeiträge“. Zusätzlich können Sie auch die „maximale Länge der Zusammenfassungen von Unterbeiträgen“ festgelegen.
Sollte Ihre Konferenz über gesonderte Tracks, Netzwerke oder Workshops verfügen, können Sie im nächsten Abschnitt die „Auswahl des „Einreichungsformats“ aktivieren“, um Beitragstypen / Konferenztracks zur Definierung von Unterveranstaltungen einzusetzen. Falls aktiviert, kann ein neues Element für das Einreichungsformular definiert werden: das Einreichungsformat. AutorInnen sind dann in der Lage z. B. zuerst einen Track auszuwählen und innerhalb dieses Tracks sich für ein Format zu entscheiden, z. B. Full Paper, Symposium oder Poster. Bitte aktivieren Sie die Experten-Einstellungen am unteren Ende der Seite, um Zugriff auf die Option „Auswahl des „Einreichungsformats“ aktivieren“ zu erhalten. Sie haben zwei Einstellungsmöglichkeiten: wählen Sie „Ja“ und die Einstellungen des Einreichungsformulars jedes Formats wird dasselbe sein wie für den Konferenztracks. Sie können zudem für jeden Track entscheiden, ob AutorInnen ein oder mehrere Einreichungsformate auswählen können. Bei der Einstellung „Ja, und erlaube die Definition weiterer Parameter für jedes einzelne Einreichungsformat.“ können Sie zahlreiche unterschiedliche Einstellungen für das Einreichungsformular für jedes Format festlegen, die die Einstellungen des Konferenztracks überschreiben. Wenn Sie diese Einstellung verwenden, können AutorInnen folglich auch nur ein Einreichungsformat pro Beitrag auswählen. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Forum: Tracks in verschiedene Einreichungsformate teilen.
Wenn Sie die Auswahl des Einreichungsformats aktivieren haben, erscheint in den Einstellungen für die Einreichungsfunktionen des ConfTools ein neues Menü „Einreichungsformate verwalten“:
Übersicht => Einstellungen => Einreichungsformate verwalten
(Overview => Settings => Manage Submission Formats)
Hier können Sie verschiedene Einreichungsformate wie z. B. „Abstract“, „Poster“ und „Mündlicher Vortrag“ erstellen und bearbeiten. Bitte beachten Sie, dass Einreichungsformate auch für jeden Beitragstyp / Track zu aktivieren sind, für den sie benötigt werden (siehe Abschnitt 3.3). Sofern Sie das Track-Chair-Modul verwenden, können Sie darüber hinaus die Zuordnung der Formate zu den Beitragstypen / Tracks aktivieren. Dann müssen Sie jedes Einreichungsformat dem entsprechenden Konferenztrack auf der Seite „Einreichungsformate den Konferenztracks zuordnen“ zuordnen.
Im nächsten Abschnitt der Haupteinstellungen für die Einreichung von Beiträgen kann ein weiteres Element für das Einreichungsformular definiert werden: die Präsentationsform. Aktivieren Sie bitte die Experten-Einstellungen am unteren Ende der Seite, um diese zusätzliche Option sehen zu können. Mit der Option „Auswahl der „Präsentationsform“ aktivieren“ können Sie beispielsweise die AutorInnen nach ihrer bevorzugten Präsentationsform fragen: „Online“, „Vor Ort“ oder ggf. „Keine Teilnahme“. Dies kann insbesondere bei einer Hybridveranstaltung eine wichtige Information sein, wenn einige TeilnehmerInnen vor Ort anwesend sein werden, andere wiederum nur online. Wählen Sie nun eine geeignete Einstellung für die Option „Auswahl der „Präsentationsform“ aktivieren“. Sie haben drei Auswahlmöglichkeiten: wählen Sie „Nein“ und die Auswahl der Präsentationsform wird nicht aktiviert (Voreinstellung). Mit der Einstellung „Ja“ wird die Auswahl der Präsentationsform aktiviert und auf dem Einreichungsformular erscheint ein zusätzlicher Abschnitt, der nach der Präsentationsform fragt. Mit der dritten Einstellung „Ja, und eine zusätzliche Seite und Phase aktivieren, damit Autoren ihre Präsentationsform separat auswählen können.“ wird die Präsentationsform aktiviert und die Auswahl kann für jede Einreichung auf einer separaten Seite abgefragt werden. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie während einer separaten Phase nach der Präsentationsform fragen möchten oder sich erst dann zur Abfrage der Präsentationsform entscheiden, nachdem die Beiträge schon eingereicht wurden. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Forum: Präsentationsform für Einreichungen festlegen.
Falls Sie diese Option aktivieren, erscheint in den Einstellungen für die Einreichungsfunktionen des ConfTools ein neues Menü „Präsentationsformen verwalten“:
Übersicht => Einstellungen => Präsentationsformen verwalten
(Overview => Settings => Manage Presentation Modes)
Hier können Sie Präsentationsformen wie z. B. „Online“, „vor Ort“ oder auch „keine Teilnahme“ definieren oder aktualisieren. Anschließend passen Sie bitte die Einstellungen für jeden Beitragstyp / Konferenztrack individuell an:
Übersicht => Einstellungen => Beitragstypen / Konferenztracks verwalten
(Overview => Settings => Manage Submission Types / Conference Tracks)
Nun können Sie in den Einstellungen für die Einreichung von Beiträgen weitere „Einstellungen für die Eingabemaske für alle Beiträge“ definieren. Wenn Sie die Option „Aktiviere ORCID für alle Autoren“ aktivieren, wird für jeden Autor oder jede Autorin ein Feld für die ORCID-iD hinzugefügt. ORCID-iDs sollen die eindeutige elektronische Zuordnung von Publikationen und anderen Forschungsaktivitäten und -erzeugnissen zu Forschern erleichtern. Bei der Option „Aktiviere Titelauswahl für Autoren“ kann eine Auswahlbox zur Titelauswahl (Prof., Dr., kein Titel) aktiviert werden, um für jeden Autor oder jede Autorin einen akademischen Titel auswählen zu können, der dann auch in der Agenda erscheint. Es stehen weitere Optionen für die Eingabemaske zur Verfügung, wenn Sie die Experten-Einstellungen am unteren Ende der Seite aktivieren. Unter anderem können Sie „Gruppen von Themen aktivieren“, um verschiedene Gruppen von Themen zu definieren. Jedes Thema wird dann einer Themengruppe zugewiesen. AutorInnen wählen bei der Einreichung von Beiträgen die passenden Themen aus und GutachterInnen können aus ihnen wählen, um ihre Fachgebiete festzulegen. Des Weiteren können Sie dem Einreichungsformular mit der Einstellung „Ergänze das Feld „Externe Ressource“?“ ein Eingabefeld zur Angabe einer externen Ressource/Quelle hinzufügen. Der Inhalt dieses Feldes wird im ConfTool-Veranstaltungsprogramm unterhalb der Zusammenfassung aufgeführt.
Falls die AutorInnen das Nutzungsrecht an ihrem geistigen Eigentum an Sie als OrganisatorIn übertragen sollen, können Sie diese ein elektronisches Formular zur Übertragung des Nutzungsrechts online unterzeichnen lassen. Dafür müssen Sie im nächsten Abschnitt die Option „Elektronisches Formular zur Übertragung der Nutzungsrechte“ (“Electronic Copyright Form“) aktivieren und eine für Sie passende Einstellung auswählen. AutorInnen können direkt bei der Beitragseinreichung, während des erstmaligen Hochladens des Beitrags, nachdem ihr Beitrag angenommen wurde oder aber während des Hochladens der Endversion um ihre Zustimmung zur Übertragung des Nutzungsrechts gebeten werden. In jeder dieser Phasen können die AutorInnen den Bestimmungen zur Übertragung des Nutzungsrechts entweder durch Anklicken einer Checkbox oder durch Eingabe Ihres Vor- und Nachnamens sowie des aktuellen Datums zustimmen. Bitte beachten Sie, dass das Modul "Elektronisches Formular zur Übertragung der Nutzungsrechte" ebenfalls auf der Seite "Phasen, Termine und Deadlines der Veranstaltung" und für jeden Beitragstyp / Konferenztrack separat auf der Seite "Beitragstypen / Konferenztracks verwalten“ aktiviert werden muss.
Im nächsten Abschnitt können Sie "Spezielle Bedingungen für die Einreichung von Beiträgen" (“Special Conditions for Paper Submission“) definieren, z. B. die Beitragseinreichung nur TeilnehmerInnen, die sich bereits angemeldet (und bezahlt) haben erlauben, oder nur AutorInnen, die bereits als Vortragende gekennzeichnet sind. Falls gewünscht, lässt sich die Anzahl der Einreichungen pro BenutzerIn auch beschränken. Weiterhin können Sie MitautorInnen Zugang zu den Einreichungen gewähren, damit diese ebenfalls ihre Beiträge bearbeiten dürfen - andernfalls haben MitautorInnen lediglich lesenden Zugriff.
Wenn Sie die „Option zum Kopieren von Beiträgen“ (“Copy Submission Option“) im folgenden Abschnitt aktivieren, können AdministratorInnen / Konferenz-Vorsitzende oder sogar AutorInnen die bestehenden Einreichungen als Vorlagen zur Erstellung für eine weitere Einreichung mit denselben oder ähnlichen Daten (z. B. gleichen Autoren, gleichem Titel etc.) nutzen. Dabei können Sie auch festlegen, ob der Titel und die Kurzfassung sowie die hochgeladenen Dateien des betroffenen Beitrags beim Kopieren übernommen werden sollen. Wir empfehlen in der Regel, den Titel, die Kurzfassung und die Dateien eines Beitrags nicht zu kopieren, da es das Risiko von Doppeleinreichungen desselben Beitrags erhöht.
Sofern Ihre Veranstaltung in mehrere thematisch unterschiedliche Tracks gegliedert ist und das (kostenpflichtige) Track-Chair-Modul für Sie installiert wurde, wird ein weiterer Abschnitt „Optionen für das Track-Chair-Modul von ConfTool“ („Options for the Track-Chair Module of ConfTool“) angeboten. Aktivieren Sie die Option „Einreichungsformate den Tracks zuordnen“, wenn die verschiedenen Tracks Ihrer Veranstaltung nicht alle dasselbe Einreichungsformat aufweisen, also AutorInnen beispielsweise für jeden Track entscheiden können, ob sie ein Poster oder einen Kurzbeitrag einreichen wollen:
Übersicht => Einstellungen => Einreichungsformate den Konferenztracks zuweisen
(Overview => Settings => Assign Formats to Conference Tracks)
Die Option „Themen den Tracks zuweisen“ ist erforderlich, wenn die Tracks/Einreichungstypen nicht alle dieselben Themen behandeln. Mehr Informationen hierzu finden Sie unter dem Link Track-Chair-Modul: Personen, Themen und Einreichungsformate den Tracks zuordnen. Wenn Sie diese Option aktivieren, erscheint in den Einstellungen für die Einreichungsfunktionen des ConfTools ein neues Menü „Themen den Tracks zuweisen“, in dem jedes Thema einem bestimmten Track oder Beitragstypen zugeordnet werden kann (und muss):
Übersicht => Einstellungen => Themen den Tracks zuweisen
(Overview => Settings => Assign Topics to Conference Tracks)
Im folgenden Abschnitt "Standards für das Hochladen von Dateien" (“Defaults for Uploads and Downloads“) können Sie festlegen, nach welchem Schema die Dateinamen für hochgeladene Dateien erzeugt werden sollen, wie die Endungen der Dateinamen im Falle von Mehrfachhochladungen aussehen sollen, welche maximale Größe ein Upload haben darf und welche Dateitypen für Uploads unterstützt werden sollen. Wählen Sie eine der vielfältigen Möglichkeiten in "Format für generierte Dateinamen". Ihr ausgewähltes Format wird für das "Generierte Dateinamenformat" in der Übersichtsliste (Übersicht => Beiträge und Gutachten => Liste der Beiträge) und für das Veranstaltungsprogramm, das Sie übrigens zur allgemeinen Ansicht zur Verfügung stellen können, genutzt. Aus diesem Grunde ist es ratsam, die Optionen für Dateinamen sorgfältig auszuwählen. Sie können diese Einstellungen jederzeit ändern. In "Anhang für Dateinamen bei mehreren Uploads" legen Sie einen Anhang für Dateinamen fest, der an alle generierten Dateinamen angehängt wird, sobald mehr als eine Datei pro Einreichung hochgeladen wird. Benutzen Sie bitte für die Dateinamen und die Anhänge nur alphanumerische Zeichen, da manche Systeme Probleme mit anderen Symbolen in Dateinamen haben können. Mit der Einstellung "Unterstützte Dateitypen" können Sie die Erweiterung der Dateinamen festlegen, die für Uploads zulässig sind. Dieses sind die Standard-Dateitypen, Sie können darüber hinaus weitere Dateitypen für jeden einzelnen Beitragstyp / Track festlegen. Wenn Sie dort keine Dateitypen spezifizieren, werden die voreingestellten Standard-Dateitypen verwendet.
Zum Schluss legen Sie sämtliche notwendigen „Phasen, Termine und Deadlines der Veranstaltung“ (“Conference Phases and Deadlines”) für die Beitragseinreichung, die Beitragsbearbeitung, das Hochladen von Dateien, die Veröffentlichung der Review-Ergebnisse der Begutachtungsphase und das endgültige Hochladen der Endversion akzeptierter Beiträge fest. Sie können pro Beitragstyp / Track individuelle Deadlines vorgeben und Sie können Deadlines jederzeit anpassen oder eine Phase deaktivieren, indem Sie die Box "Modul aktivieren und Anfangs- und Enddatum setzen" abwählen. Zugriff auf alle Deadlines der Konferenz haben Sie unter:
Übersicht => Einstellungen => Phasen, Termine und Deadlines der Veranstaltung
(Overview => Settings => Conference Phases and Deadlines).
3.2. Themen und Themengruppen
Zu Beginn ein paar Hinweise zur Verwendung der Themen (Topics) in ConfTool: Für AutorInnen dienen sie zur thematischen Klassifikation ihrer Einreichungen, für GutachterInnen zur Kennzeichnung ihrer Fachgebiete. Einreichungen werden im ConfTool-System den GutachterInnen unter Beachtung der Themen zugewiesen. Deshalb empfehlen wir nachdrücklich, Themen zur Unterstützung des Begutachtungsprozesses für Konferenzen mit einem "Peer-Review-Prozess" zu nutzen, da sie potenziell die Qualität der Zuweisung und damit auch der Gutachten erhöhen.
Üblicherweise definieren OrganisatorInnen eine Auswahl von Themen und eine maximale Anzahl von auswählbaren Themen aus dieser Menge. Wenn Sie jedoch verschiedene Kategorien oder Gruppen von Themen haben, aus denen AutorInnen unabhängig Elemente auswählen sollen, gehen Sie bitte auf:
Übersicht => Einstellungen => Einstellung für die Einreichung von Beiträgen
(Overview => Settings => Main Settings for Abstract and Paper Submission)
und aktivieren Sie zunächst die Experten-Einstellungen am unteren Ende der Seite. Es erscheint im Abschnitt "Einstellungen für die Eingabemaske für alle Beiträge" die neue Option "Gruppen von Themen aktivieren", die Sie nun einschalten können. Anschließend können Sie verschiedene Titel für unterschiedliche Themengruppen festlegen und jedes Ihrer Themen einer Themengruppe zuordnen. Es lässt sich auch die maximale Anzahl an auswählbaren Themen für jede Themengruppe separat festlegen.
Um diese Themengruppen zu definieren, gehen Sie bitte auf:
Übersicht => Einstellungen => Gruppen von Themen verwalten
(Overview => Settings => Manage Topic Groups)
Wählen Sie einen Kurztitel (nur für den internen Gebrauch) und einen Titel für jede Themengruppe. Sie wollen vielleicht einige zusätzliche Informationen / Hinweise einfügen, die den AutorInnen auf dem Einreichungsformular über der Themenliste angezeigt werden. Innerhalb einer Themengruppe können Sie die Anzahl an Themen, die von den AutorInnen ausgewählt werden können, festlegen. Anschließend können Sie für jedes Thema dieser Themengruppe einen Gewichtungsfaktor für Gutachtenzuweisungen auswählen. ConfTool Pro berechnet dann die „gewichteten Übereinstimmungen“ zwischen GutachterInnen und Einreichungen, um den für einen Beitrag am besten geeigneten Gutachter oder die am besten geeignete Gutachterin zu bestimmen. Zum Schluss können Sie entscheiden, ob die Themen dieser Themengruppe GutachterInnen und Programmkomitee-Mitgliedern für die Auswahl der Fachgebiete angezeigt werden soll.
Nun können Sie auf dieser Seite neue Themen anlegen:
Übersicht => Einstellungen => Themen verwalten
(Overview => Settings => Manage Topics)
Weisen Sie zunächst jedes neue Thema einer Themengruppe zu, sofern vorhanden. Wählen Sie eine Darstellungsweise für das Thema aus der gegebenen Auswahl: die Option "Normale Textoption (Checkbox, Standard)" generiert den Themennamen mit einer Checkbox daneben. Die Option "Textoption, fetter Text (Checkbox)" stellt den Themennamen in Fettdruck mit einer Checkbox daneben dar. Die Option "Überschrift, vom Autor nicht auswählbar" stellt den Themennamen als Überschrift für andere Themen dar, erlaubt es AutorInnen aber nicht, darauf zuzugreifen. Zum Schluss geben Sie bitten das Thema ein, das vor der Checkbox als Titel angezeigt oder als Überschrift dienen soll.
3.3. Beitragstypen / Konferenztracks
Im folgenden Abschnitt "Beitragstypen / Konferenztracks" („Manage Submission Types and Conference Tracks“) legen Sie die Struktur der Seite "Ihre Einreichungen" (“Your Submissions“) für die AutorInnen fest. "Beitragstypen / Konferenztracks" werden im ConfTool-System für zwei Funktionen eingesetzt:
- Wenn Sie verschiedene Beitragstypen, wie z. B. Poster, Full-Paper Beiträge oder Symposium haben, und die Entscheidung über die Annahme dieser innerhalb eines Komitees gefällt werden soll, können Sie mit dieser Funktion die benötigten Beitragstypen anlegen.
- Wenn Ihre Konferenz thematisch in Tracks, Streams oder Workshops aufgegliedert ist, können Sie in diesem Abschnitt Ihre Veranstaltung strukturieren. Sind die Tracks verschiedenen Programmkomitees und/oder PK-Vorsitzenden zugeordnet, wird zusätzlich das Track-Chair-Modul von ConfTool Pro benötigt (weitere Informationen hierzu finden Sie in der Anleitung Track-Chair-Modul: Personen, Themen und Einreichungsformate den Tracks zuordnen). Wenn Sie die Tracks noch weiter in verschiedene Beitragstypen untergliedern möchten, können Sie einfach zusätzliche Tracks anlegen, wie z. B. "Track 1: Beitragstyp A", "Track 1: Beitragstyp B", "Track 2: Beitragstyp A", "Track 2: Beitragstyp B" oder Sie können die Option "Auswahl des "Einreichungsformats" aktivieren" verwenden, um zusätzlich zu den Tracks eine Auswahl aus verschiedenen Einreichungsformaten zu ermöglichen. Die Option finden Sie hier:
Übersicht => Einstellungen => Einstellung für die Einreichung von Beiträgen
(Overview => Settings => Main Settings for Abstract and Paper Submission)
Sie finden weitere Informationen zur Nutzung der Einreichungsformate im Forum.
Die Beitragstypen oder Konferenztracks sind eines der Hauptkonzepte des ConfTool-Systems und bilden das "thematische Gerüst" Ihrer Veranstaltung. Sie werden auf folgender Seite definiert:
Übersicht => Einstellungen => Konferenztracks/Beitragstypen verwalten
(Overview => Settings => Manage Submission Types / Conference Tracks)
Beginnen Sie, indem Sie einen neuen Beitragstyp / Track anlegen. Vergeben Sie einen Titel, ergänzen Sie „Details zur Einreichung“ und geben Sie (optional) die „E-Mail-Adresse des Chairs“ ein. Diese Informationen werden den AutorInnen auf der Seite "Ihre Einreichungen" angezeigt. Der "Kurztitel" wird für systeminterne Zwecke genutzt, z. B. für die Generierung von Dateinamen. Wir empfehlen, eine eindeutige, verständliche Abkürzung oder ID zu verwenden.
Im Abschnitt "Alternative Deadlines dieses Typs / Tracks" (“Alternative Deadlines of This Type / Track“) können Sie zusätzlich zu den generellen Fristen, die im Bereich "Phasen, Termine und Deadlines der Veranstaltung" konfiguriert werden, alternative Deadlines für jeden Beitragstypen / Track festlegen. Die Option "Zeige Deadlines an?" erlaubt es, die Deadlines je Beitragstyp / Track den AutorInnen und GutachterInnen anzuzeigen. Mit der Option "Einreichung Aktiviert" können Sie bestimmen, ob dieser Beitragstyp auf der Seite "Ihre Einreichungen" für normale BenutzerInnen wählbar ist oder nicht, unabhängig von der aktuell aktivierten Phase. Die folgenden Parameter erlauben es Ihnen, unterschiedliche Deadlines für unterschiedliche Beitragstypen zu realisieren. Sie können ebenfalls eine „alternative Deadline für das Einreichen der endgültigen Version“ festlegen.
Definieren Sie nun weitere Parameter im Bereich "Einstellungen für die Einreichungen dieses Tracks / Typs" (“Settings for the Submissions Form of this Type or Track“). Es ist ratsam, die Eingabe der "E-Mail-Adressen aller Mitverfasser" verpflichtend abzufragen (als Voreinstellung aktiviert), da das ConfTool-System anhand dieser E-Mail-Adressen BenutzerInnen als MitverfasserInnen identifiziert und ihnen dann Zugang zu den entsprechenden Beiträgen, zu Einladungsschreiben, Bestätigungsschreiben, etc. gewährt werden kann. Wenn Sie diese Option dennoch deaktivieren wollen, schalten Sie dafür zunächst die Experten-Einstellungen am unteren Ende der Seite ein und wählen für die Option "Nein" als Einstellung.
Wir empfehlen ebenfalls, im Einreichungsformular nach den „Organisationen“ der AutorInnen zu fragen, um diese Information später für die Konferenzagenda und den Konferenzband nutzen zu können. Die im Formular eingegebenen Daten sind einfacher weiter zu verarbeiten, als wenn solche Daten manuell aus den hochgeladenen Dateien kopiert werden müssen.
In Hinblick auf den "Vortragenden Autor" stehen Ihnen mehrere Optionen zur Verfügung. Wählen Sie "Nein", wenn Sie diese Information nicht für Ihre Konferenzagenda benötigen. Sofern Sie die "Vortragenden" identifizieren wollen, wählen Sie "Ja". Sie können den einreichenden AutorInnen auch die Möglichkeit geben, mehrere "Vortragende AutorInnen" anzugeben. Bitte beachten Sie, dass neben explizit markierten vortragenden AutorInnen auch alle einreichenden AutorInnen, deren eingereichte Beiträge akzeptiert wurden, im ConfTool-System automatisch als (potenziell) "Vortragende" betrachtet werden, sofern der vortragende Autor oder die vortragende Autorin kein eigenes Benutzungskonto hat.
Bei den meisten Konferenzen ist die "Zusammenfassung“ des Beitrags wichtig, da sie die Kernaussagen und Hauptideen der Einreichung repräsentieren. Eine Zusammenfassung (Abstract) kann z. B. für die Konferenzagenda oder den Abstract-Band verwendet werden, auch wenn die AutorInnen ihre Beiträge als Dateien hochladen sollen. Das Eingabefeld für die Zusammenfassung ist standardmäßig aktiviert und Sie können hierbei zwischen zwei verschiedenen Möglichkeiten wählen: der Texteingabe ohne Formatierung oder dem Online-Textverarbeitungsprogramm, das einige Formatierungen wie Fett- oder Kursivdruck sowie die Erstellung einfacher Listen ermöglicht. Unter "Maximale Länge der Zusammenfassung" kann eine maximal erlaubte Anzahl an Wörtern oder Zeichen (inklusive Leerzeichen) vorgegeben werden. Sollten sie mehrere Felder für die Zusammenfassung benötigen, so melden Sie sich bitte bei uns.
Je Beitragstyp / Konferenztrack können Sie verschiedene „Einreichungsformate“ als eine separate Option aktivieren. Dann sind AutorInnen in der Lage z. B. zuerst einen thematischen Track auszuwählen und innerhalb dieses Tracks sich für ein Einreichungsformat zu entscheiden, z. B. Full Paper, Symposium und / oder Poster. Zumeist ist diese Option eher für OrganisatorInnen nützlich, die auch das Track-Chair-Modul installiert haben, sie kann aber auch für andere Konferenzen sinnvoll sein. Sie können wählen, ob Einreichungsformate für den neuen Beitragsytyp / Konferenztrack aktiviert sein sollen und die maximale Anzahl der Formate definieren, die für diesen Track ausgewählt werden können. Ebenso können Sie die „Position des Format-Eingabefeldes“ auf dem Einreichungsformular festlegen. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Forum: Tracks in verschiedene Einreichungsformate teilen.
Falls Sie die Auswahl der Präsentationsform in den Haupteinstellungen für die Einreichung von Beiträgen aktiviert haben, können Sie nun die Einstellungen für jeden einzelnen Beitragstyp / Konferenztrack anpassen. Treffen Sie hierfür bei der Option „Präsentationsformen“ eine geeignete Auswahl. Sie müssen die Präsentationsformen für jeden Beitragstyp / Konferenztrack aktivieren und können dabei jeweils die maximale Anzahl an auswählbaren Präsentationsformen festlegen. Definieren Sie danach die Position der Auswahl der Präsentationsform auf dem Einreichungsformular. Die „Position des Eingabefelds für die Präsentationsform(en)“ kann sich entweder vor oder nach den Eingabefeldern für die AutorInnen befinden. Sie haben auch die Möglichkeit die Option nur auf dem separaten Formular zur Aktualisierung der Präsentationsform anzeigen zu lassen, damit AutorInnen ihre Präsentationsform separat auswählen können. Bitte beachten Sie, dass dann auch die entsprechende Phase aktiviert sein muss:
Übersicht => Einstellungen => Phasen, Termine und Deadlines der Veranstaltung
(Overview => Settings => Conference Phases and Deadlines)
Mehr Informationen hierzu finden Sie im Forum: Präsentationsform für Einreichungen festlegen.
Die Option "Themen" dient dazu, dass AutorInnen mindestens eines oder auch mehrere Themen auswählen müssen. Wenn Sie für Ihre Veranstaltung mit der Option "Themengruppen" arbeiten, sollten Sie hier die Standardvoreinstellung "Nach Themengruppen: zeigt die Themen gemäß der Definition in den Themengruppen an" auswählen. Sofern Sie hier eine der anderen Optionen wählen, werden im Einreichungsformular nur Themen angezeigt, die keiner Themengruppe zugeordnet worden sind.
Sie können weiterhin festlegen, ob NutzerInnen optional oder verpflichtend "Stichworte" eingeben sollen und kenntlich machen können, dass eine Einreichung ein "studentischer Beitrag" ist, der ausschließlich von Studierenden verfasst wurde. Außerdem kann der Autor oder die Autorin aufgefordert werden, seine/ihre "Bibliografie" einzugeben (diese Option kann verpflichtend oder freiwillig eingestellt oder auch ganz ausgeblendet werden).
Wenn Sie weitere Informationen bezüglich der Einreichung benötigen, können Sie zu diesem Zweck eine für den Autoren oder die Autorin freiwillig oder verpflichtend auszuwählende "zusätzliche Checkbox" ergänzen. Man kann diese als "benötigt" kennzeichnen, wenn der Autor oder die Autorin beispielsweise damit verpflichtende Publikationsbedingungen bestätigen muss. Weiterhin können Sie ein "zusätzliches textliches Eingabefeld" einrichten, in dem Sie z. B. Angaben zur Forschungsmethodik des Autors oder der Autorin abfragen können.
Falls die AutorInnen von Beiträgen dieses Beitragstypen / dieses Konferenztracks das Nutzungsrecht an ihrem geistigen Eigentum an Sie als OrganisatorIn übertragen sollen, aktivieren Sie bitte die Checkbox im Abschnitt „Formular zur Übertragung des Nutzungsrechts“. AutorInnen müssen dann ein elektronisches Formular zur Übertragung des Nutzungsrechts online unterzeichnen. Bitte beachten Sie, dass zuvor die Funktion "Elektronisches Formular zur Übertragung der Nutzungsrechte" auf der Seite „Einstellung für die Einreichung von Beiträgen“ aktiviert werden muss. Sofern dabei eine separate Seite für das Formular gewählt wurde, so muss zudem in den "Phasen, Termine und Deadlines der Veranstaltung" der Link zum Formular eingeschaltet werden.
Der nächste Abschnitt behandelt die "Einstellungen für das Hochladen von Dateien" (“Upload Settings for This Submission Type / Track“). Für die Option "Anzahl der Dateien, die für diese Beitragsart pro Einreichung hochgeladen werden müssen" können Sie bis zu 3 Uploads zulassen. Mit der Auswahl "0" deaktivieren Sie diese Funktion. Achtung: In diesem Fall sollte die Option für die Eingabe der "Zusammenfassung" aktiviert sein. Es ist sinnvoll, über die Option "Benutzerhinweise für Datei Nr. X" Informationen für die AutorInnen zum Datei-Upload einzufügen. Fahren Sie fort und definieren Sie Dateitypen, indem Sie diese über die Option "Gültige Dateitypen für Datei Nr. X" angeben. Im Unterabschnitt "Einstellungen für Downloads" können Sie mit der Option "Zugreifbarkeit von Datei Nr. X" festlegen, ob die hochgeladene Datei für BenutzerInnen, GutachterInnen und Programmkomitee-Mitgliedern zugänglich sein soll. Diese Einstellungsoption kann während verschiedener Phasen der Konferenz genutzt werden: Hiermit kann sowohl z. B. während des Begutachtungsprozesses der Zugriff auf die Dateien durch die GutachterInnen wie auch später der Zugriff auf die akzeptierten Beiträge im Online-Veranstaltungsprogramm gesteuert werden.
Sobald Sie die Experten-Einstellungen am unteren Ende der Seite eingeschaltet haben, können Sie zusätzlich den „Modus für das Hochladen“ von Dateien wählen. Es sind entweder verpflichtende (Standard) oder optionale Uploads möglich. Zudem erscheint der neue Unterabschnitt "Weitere Einstellungen für das Hochladen". Hier können Sie dann die "Einstellungen für das Hochladen für Datei Nr. X" festlegen. Diese Funktion ist beispielsweise von Nutzen, wenn Sie den AutorInnen nur das Hochladen von bestimmten Dateien erlauben wollen (z. B. können dann AutorInnen nur die Präsentationen hochladen, bestehende Originaleinreichungen dürfen aber nicht aktualisiert werden).
Danach können Sie im Abschnitt "Einstellungen für das Einreichen der Endversion" (“Settings for Final Uploads“) die Anzahl der benötigten Dateien für die endgültige Fassung ("Camera-Ready Copy") der Einreichungen festlegen. Die Phase, in der die Endversionen hochgeladen werden können, schließt in der Regel an den Begutachtungsprozess an. Es ist dabei nur für AutorInnen akzeptierter Beiträge möglich, eine endgültige Fassung ihres Beitrags hochzuladen. Definieren Sie im Unterabschnitt „Dateitypen“ die gültigen Dateitypen für alle relevanten Upload-Slots. Die drei Expertenoptionen „Modus für das Hochladen“, „Zugreifbarkeit von Datei Nr. X“ und „Einstellungen für das Hochladen für Datei Nr. X“ (siehe Beschreibung im vorherigen Absatz) existieren ebenfalls für das Einreichen der Endversion.
Im vorletzten Abschnitt "Optionen für den Begutachtungsprozess" (“Review Options“) lassen sich verschiedenen Einstellungen der Begutachtung speziell für jeden einzelnen Beitragstyp / Konferenztrack festlegen. Die Option "Gutachten eingeben und bearbeiten" kann für einzelne Beitragstypen / Konferenztracks deaktiviert werden, um beispielsweise eingeladenen Vortragenden die Möglichkeit zum Hochladen ihrer Präsentation zu geben, ohne dass diese in den "Peer-Review-Prozess" einbezogen wird. Im nächsten Unterabschnitt können Sie festlegen, ob der Begutachtungsprozess als „Doppelblind-Begutachtung“ erfolgen soll oder als „Einfachblind-Begutachtung“. Im Doppelblind-Verfahren können weder die GutachterInnen die Namen der AutorInnen sehen, noch die AutorInnen die Namen der GutachterInnen. Im Expertenmodus gibt es hier noch weitere Optionen.
Wird die Checkbox „Review-Ergebnis“ abgewählt, so sehen die AutorInnen lediglich den Annahmestatus wie z. B. „Angenommen“ oder „Abgelehnt“, nicht aber Details der Peer-Reviews. Als Standard ist diese Option aktiviert und damit sind die Ergebnisse der Begutachtung (Bewertung, Kommentare der GutachterInnen an die AutorInnen) den AutorInnen zugänglich sobald die entsprechende Phase eingeschaltet ist. Falls "Gebote für bevorzugte Gutachten abgeben" aktiviert ist, können GutachterInnen ihre Präferenzen in Bezug auf Beitragsart und eventuelle Interessenskonflikte angeben. Das "Online-Forum des Programmkomitees" kann ebenfalls für jeden Beitragstyp / Konferenztrack individuell aktiviert oder deaktiviert werden und erlaubt es - wenn die Phase eingeschaltet ist - den "Programmkomitee-Mitgliedern" über die entsprechenden Beiträge online zu diskutieren.
Im folgenden Unterabschnitt können Sie „Alternative Deadlines für unterschiedliche Begutachtungsfunktionen“ dieses Beitragstyps / Tracks aktivieren und festlegen, die von den Deadlines des Gesamtsystems abweichen können. Die systemweiten Deadlines für die verschiedenen Begutachtungsfunktionen werden im Menüpunkt „Phasen, Termine und Deadlines der Veranstaltung“ konfiguriert. Falls erforderlich, können Sie nun für diesen Beitragstyp / Track eine frühere Deadline für Gutachten sowie eigene Deadlines für Meta-Gutachten und Fachgutachten definieren. Es lassen sich ebenfalls alternative Fristen für das Einreichen von Erwiderungen („Rebuttals“), für die Abgabe der Beurteilungen der Gutachten durch AutorInnen und für die Publikation der Review-Ergebnisse festlegen.
Schließlich können Sie noch aus einer Reihe zusätzlicher Optionen im Bereich "Weitere Einstellungen" (“Further Settings“) wählen:
Die Option "Name der Klasse für Einreichungen" ermöglicht vier Gestaltungsoptionen für das Einreichungsformular für AutorInnen. Zusätzlich zu den vier verfügbaren Standardformularen können auf Anfrage kundenspezifische Formularklassen für die Beitragseinreichung entwickelt werden.
Die Standardeinstellung "Detailed" ist für die Einreichungen von Abstracts, Postern und Full Papers der meisten Konferenzen geeignet. Hinter "Applications" steht ein einfacher Formularaufbau, der z. B. für Stipendiumsbewerbungen oder Bewerbungen für die Teilnahme an einer "Summer-School" passend ist. Der einreichende Autor oder die einreichende Autorin hat hier nur beschränkte Möglichkeiten: Es können z. B. nur ein AutorInnenname und eine Organisation angegeben werden. Wählen Sie "Symposium", falls Ihre Konferenz in mehrere Symposien aufgeteilt ist und AutorInnen Vorschläge für diese Teilveranstaltungen einreichen sollen. Das Einreichungsformular bietet die Möglichkeit, Chairs für das Symposium vorzuschlagen sowie Daten für mehrere Beiträge einzugeben. Auf der Seite „Einstellung für die Einreichung von Beiträgen“ finden Sie weitere Einstellungsmöglichkeiten für diese Klasse. Mit dem Formular "Roundtable" können Vorschläge für Podiumsdiskussionen und ähnliche Formate eingereicht werden. Erfasst werden die Vorsitzenden bzw. ModeratorInnen als auch Informationen über die an der Diskussion teilnehmenden Personen. Detailliertere Informationen finden Sie im Forum: Einreichungsformularklassen: Detailed, Symposium, Application, Roundtable.
Unter "Name der Klasse für das Review-Formular für diesen Beitragstyp" kann die Vorlage für das Begutachtungsformular für GutachterInnen und PK-Mitglieder ausgewählt und damit das grundlegende Erscheinungsbild dieses Formulars definiert werden. In der Regel sollten Sie das Standard-Formular „Default_Form“ nutzen, die weiteren Anpassungen für das Formular nehmen Sie dann bitte vor unter:
Übersicht => Einstellungen => Einstellungen und Gewichtungsfaktoren für die Begutachtungsformulare
(Overview => Settings => Review Form Options and Factors)
Weitere Erläuterungen zu den anderen Formularklassen finden Sie hier: Konfiguration der Review-Formulare in ConfTool Pro.
Wenn Sie die folgenden Optionen bearbeiten wollen, schalten Sie dafür zunächst die Experten-Einstellungen am unteren Ende der Seite ein. Mit der Option "Kommentare für die Autoren" lässt sich das entsprechende Feld im Begutachtungsformular verpflichtend (Voreinstellung) oder optional einstellen oder deaktivieren. Mit der Option „Alternative Definitionen für das Begutachtungsformular“ können Sie die Faktoren und Bezeichnungen der einzelnen Begutachtungskategorien nur für diesen Beitragstyp anpassen. Mehr Informationen hierzu finden Sie im Forum: Definition alternativer Begutachtungsfaktoren und -kriterien und/oder alternativer Gewichtungen dieser Faktoren für einzelne Beitragstypen/Tracks.
